Freigabeprozesse in Kürze erklärt
In der Buchhaltung beschreibt der Freigabeprozess den Workflow, in dem Rechnungen in Unternehmen freigegeben werden.
Ein effizienter Freigabeprozess verläuft digital und automatisiert, da analoges Arbeiten längere Kommunikationswege beinhaltet und das Fehlerpotenzial erhöhen kann.
Voraussetzung für digitale und automatisierte Freigabeprozesse ist die Digitalisierung des Rechnungseingangs in Kombination mit einer Rechnungsmanagement-Software.
Die Software erfasst Rechnungsdaten per KI, ermöglicht Kommentare zur schnellen Abstimmung und einen individuellen Freigabeprozess per Klick.
Jede Finanzabteilung kennt das Problem: Eine Rechnung liegt seit Tagen unbeachtet in einem E-Mail-Postfach oder auf einem Schreibtisch, während das Mahnschreiben des Lieferanten bereits eingetroffen ist. Wer muss die Rechnung eigentlich freigeben? Fehlt noch eine Rückfrage? Solche Verzögerungen kosten nicht nur Zeit, sondern können auch Skontoverluste oder sogar Lieferstopps verursachen.
Ein gut strukturierter Freigabeprozess verhindert genau diese Probleme. Besonders in der digitalen Rechnungsverarbeitung sorgen automatisierte Workflows dafür, dass Rechnungen effizient geprüft, genehmigt und bezahlt werden – ohne langes Suchen und unnötige Rückfragen. In diesem Artikel erklären wir, wie Unternehmen ihre Rechnungsfreigabe optimieren können.
Was genau ist ein Freigabeprozess?
Ein Freigabeprozess ist ein strukturierter Workflow, der festlegt, wie Dokumente – insbesondere Rechnungen – innerhalb eines Unternehmens geprüft und genehmigt werden.
Besonders bei der Rechnungsfreigabe ist dieser Prozess essenziell, da die Inhalte von berechtigten Personen überprüft werden müssen, bevor eine finale Freigabe erfolgt.
Ein effizienter Freigabeprozess ist ein zentraler Bestandteil jeder Finanzabteilung. Er stellt sicher, dass nur korrekte Rechnungen bezahlt werden und dass Lieferungen ordnungsgemäß eingegangen sind.
Klassische Fehler im Freigabeprozess – und wie man sie vermeidet
In vielen Unternehmen ohne klare Rechnungsworkflows verbringen Mitarbeitende der Buchhaltung unnötig viel Zeit damit, Rechnungen nachzuverfolgen und Kolleg:innen an ausstehende Freigaben zu erinnern. Besonders analoge Abläufe sind fehleranfällig und führen immer wieder zu Verzögerungen. Typische Probleme sind:
Fehlübertragungen bei der manuellen Erfassung von Rechnungsdaten
Verlust von Papierdokumenten, die in Büroschubladen oder E-Mail-Postfächern verschwinden
Mangelnder Schutz vor Datenmanipulation, da physische Dokumente leicht verändert werden können
Unnötige Kosten, z. B. durch Mahngebühren oder verpasste Skonti
Umweltbelastung, verursacht durch Papierverbrauch und Druckkosten
Besonders absurd: Viele Rechnungen werden digital erstellt, dann ausgedruckt – nur um beim Empfänger erneut eingescannt zu werden. Diese ineffiziente Praxis macht den gesamten Prozess langsamer und fehleranfälliger. Die Lösung? Ein digitalisierter, medienbruchfreier Freigabeprozess, der Dokumente von Anfang bis Ende ohne unnötige Zwischenschritte verarbeitet.
3 Tipps für die Optimierung deines Freigabeprozesses
Ein Freigabeprozess startet meist nach dem Rechnungseingang und der ersten Rechnungsprüfung. Doch für eine wirklich effiziente Optimierung solltest du viel früher ansetzen und das Problem direkt an der Wurzel packen. Die folgenden Tipps zeigen dir, wie du deinen Freigabeprozess nachhaltig verbessern kannst.
1. Rechnungseingang digitalisieren
Die Basis für einen reibungslosen Rechnungsfreigabeprozess ist ein digitaler Rechnungseingang. Je mehr Eingangsrechnungen direkt digital verarbeitet werden, desto effizienter laufen die nachfolgenden Schritte.
Ein besonders wichtiger Aspekt ist die E-Rechnungspflicht, die im Zuge des Wachstumschancengesetzes verabschiedet wurde. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen wie XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen und verarbeiten können. Papierrechnungen oder einfache PDFs werden dann nicht mehr als offizielle Rechnungen anerkannt.
Richte ein zentrales E-Mail-Postfach für alle Eingagsrechnungen ein.
Bitte deine Lieferanten, alle Rechnungen bevorzugt per E-Mail oder als E-Rechnung zu senden.
Nutze eine Software, die E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format automatisch verarbeiten kann.
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2. Arbeite mit einer Rechnungsmanagement-Software
Automatisieren statt nur digitalisieren – eine Software unterstützt dein Rechnungsmanagement, nimmt dir viele manuelle Aufgaben ab und sorgt für mehr Sicherheit im Freigabeprozess.
Sie liest Rechnungsdaten per künstlicher Intelligenz aus und überträgt sie ins System.
Pflichteingaben wie Rechnungsnummer, Betrag oder Steuerinformationen werden automatisch geprüft, sodass keine wichtigen Angaben fehlen.
Eine Dublettenprüfung erkennt doppelte Rechnungen und verhindert versehentliche Mehrfachzahlungen.
Mitarbeiter:innen können Rechnungen direkt bestätigen oder ablehnen.
Rückfragen lassen sich per Kommentar-Funktion klären.
Eine Prozessdokumentation speichert alle Vorgänge, sodass du bei einer Betriebsprüfung keine Fragen offenlässt.
Mit einer Software kannst du zudem individuelle Workflows einrichten, die den Freigabeprozess so weit optimieren, dass er irgendwann fast von selbst läuft.
3. Nach der Freigabe? Ab in die Cloud!
Eine GoBD-konforme Archivierung ist essenziell für die Finanzbuchhaltung. Anstatt Rechnungen in überfüllten Aktenschränken oder chaotischen digitalen Ordnern zu sammeln, solltest du auf eine Cloud-Lösung setzen.
Rechnungen werden automatisch geordnet und verschlagwortet, sodass du sie in Sekunden findest.
Kein Papierchaos mehr – alles ist digital verfügbar.
Besonders im Fall einer Betriebsprüfung spart dir das viel Zeit und Nerven.
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Wichtig: Das Original einer digitalen E-Rechnung ist immer das digitale Dokument. Papierrechnungen müssen dagegen analog aufbewahrt werden. Scans oder Ausdrucke ersetzen nicht das Original.
Vorausdenken: Der Schlüssel zu modernen Finanzprozessen
Was macht ein modernes Finanzteam aus? Man denkt voraus, probiert neue Wege aus und unterstützt einander in der Umstellung von alten Prozessen.
Welcher Weg zur Optimierung der Beste für dein Finanzteam ist, findet durch heraus, indem du zu Lösungen klar reflektierst. Was eignet sich für dein Unternehmen? Etwas Recherche und genaues Hingucken, sowie die folgenden Tipps können dir bei der Entscheidung helfen:
1. Achte auf eine intuitive Nutzeroberfläche, sodass sich Mitarbeiter:innen schnell einarbeiten können.
2. Die Software sollte künstliche Intelligenz für die Datenauslese beinhalten.
3. Auch die Einhaltung der Sicherheitsstandards dürfen bei der Wahl einer Software auf keinen Fall übersehen werden.
Eine korrekte Prozessdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Es ist wichtig, alle Änderungen und Feedback, das während des Prozesses gegeben wurde, aufzuzeichnen. Die Dokumentation hilft auch dabei, den Prozess für zukünftige Projekte zu verbessern.
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Candis nimmt dir mit künstlicher Intelligenz viele manuelle Aufgaben ab und sorgt für einen effizienten Rechnungsfreigabeprozess. Jede Rechnung durchläuft eine transparente und strukturierte Freigabekette – individuell anpassbar an die Anforderungen deines Unternehmens.
So funktioniert die Rechnungsfreigabe mit Candis:
Automatische Datenerfassung: Mithilfe von OCR-Technologie werden Rechnungsdaten ausgelesen und direkt in Candis übertragen.
Flexible Lieferantenverwaltung: Du kannst bestehende Lieferanten auswählen oder neue Kontakte direkt speichern.
Individuelle Freigabeprozesse: Richte mehrstufige Freigabe-Workflows ein, die sich an Unternehmensstrukturen anpassen – ob Einzel- oder Gruppenfreigaben, feste Verantwortlichkeiten oder Stellvertreterregelungen bei Abwesenheiten.
Effiziente Kommunikation: Kläre Rückfragen direkt in Candis über die Kommentar-Funktion – mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung an die zuständigen Personen.
Übersichtliche Freigabeübersicht: Sieh auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind, was dir zugewiesen wurde und wo du Rückfragen gestellt hast.
Automatische Erinnerungen: Offene Rechnungen werden per E-Mail oder Push-Nachricht in der Candis-App gemeldet, sodass keine Freigaben vergessen werden.
Ortsunabhängige Freigabe: Mit der Candis-App kannst du Rechnungen jederzeit und von überall freigeben.
Volle Kontrolle über deinen Freigabeprozess
Mit Candis legst du individuelle Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten fest, koordinierst Freigaben über mehrere Gesellschaften hinweg und automatisierst Erinnerungen für ausstehende Freigaben. Das bedeutet: weniger Nachfragen, schnellere Rechnungsfreigaben und eine nahtlose Buchhaltung.
