Digitales Vertragsmanagement in Kürze
Digitales Vertragsmanagement ist die Nutzung einer Software zur Digitalisierung, Automatisierung und zentralen Verwaltung aller Vertragsprozesse.
Durch den Einsatz einer digitalen Vertragsmanagement-Software werden Verträge zentral gespeichert, Prozesse automatisiert und Abläufe effizienter gestaltet.
Das steigert die Effizienz, Transparenz und Sicherheit und verbessert die Einhaltung von Vertragsfristen.
Unternehmen sollten bei der Wahl einer Software auf Funktionalität, Schnittstellen, Skalierbarkeit und Sicherheit achten.
In der heutigen Geschäftswelt spielt das effektive Management von Verträgen eine wichtige Rolle für den Erfolg jedes Unternehmens. Ob Lieferantenverträge, Softwarelizenzen oder Mietverträge – mit zunehmender Größe eines Unternehmens steigt auch die Anzahl der zu verwaltenden Verträge und der verantwortliche Personenkreis wird größer.
Genau stößt das klassische, manuelle Vertragsmanagement oft an seine Grenzen – Mitarbeitende können schnell den Überblick über eine große Anzahl von Verträgen verlieren und so wichtige Fristen verpassen, Verträge verlegen oder gar rechtliche Vorgaben missachten.
Eine digitale Vertragsmanagement-Software kann Vertragsprozesse erheblich optimieren, denn sie steigert die Transparenz, Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Verträgen. Mit dem Einsatz einer solchen Software können Unternehmen zudem operative Kosten senken und wertvolle Mitarbeiter-Ressourcen freisetzen.
In diesem Beitrag erfährst du, wie digitales Vertragsmanagement funktioniert und wie dein Unternehmen davon profitieren kann.
1. Was ist digitales Vertragsmanagement?
Das digitale Vertragsmanagement umfasst die vollständige Digitalisierung und Automatisierung aller Vertragsprozesse innerhalb eines Unternehmens.
Ziel des digitalen Vertragsmanagements ist es, sämtliche Verträge und Vertragsinformationen papierlos, digital und jederzeit zugänglich zu machen. Wichtige Vertragsprozesse wie Fristenerinnerungen und Freigaben können automatisiert werden. Dabei erstreckt sich das digitale Vertragsmanagement über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – von der Erstellung und Genehmigung über die Vertragsverwaltung, das Fristenmanagement und die Ablage bis hin zur Archivierung und der rechtzeitigen Erinnerung an Vertragsverlängerungen.
Durch die Digitalisierung dieser Prozesse wird das Vertragsmanagement weniger fehleranfällig. Unternehmen können somit im Vergleich zur manuellen Verwaltung, Ablage und Archivierung von Verträgen viel Zeit und Kosten sparen.
2. Welche Vorteile hat das digitale Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement muss nicht unbedingt digital erfolgen. Bei einer geringen Anzahl von Vertragsdokumenten macht eine manuelle Ablage gegebenenfalls sogar mehr Sinn. Größere Unternehmen mit vielen laufenden Verträgen können allerdings erheblich von der Nutzung einer digitalen Vertragsmanagement-Software profitieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Volltextsuche nach Schlagworten in Verträgen sowie die automatische Erinnerungsfunktion. Hier sind die wesentlichen Vorteile:
Zentralisierung
Einer der größten Vorteile der Digitalisierung im Dokumenten- und Vertragsmanagement ist sicherlich die Tatsache, dass alle Verträge und die dazugehörigen Dokumente zentral an einem Ort abgelegt und von überall aus zugänglich sind. Somit haben alle relevanten Mitarbeitenden deines Unternehmens sowie das Management jederzeit Zugriff auf alle für die relevanten Vertragsdokumente.
Mit der Software von Candis kannst du außerdem alle wichtigen Unterlagen miteinander verknüpfen. Durch diese lückenlose Dokumentenverknüpfung siehst du alle Zusammenhänge auf einen Blick.
Gesteigerte Transparenz
Die digitale und zentrale Ablage von Verträgen verbessert vor allem die Transparenz in deinem Unternehmen, da der Überblick über alle laufenden Verträge erheblich erleichtert wird.
Anstatt jeden Vertrag mühsam in verschiedenen Ordnern oder Systemen suchen zu müssen, bietet die digitale Ablage eine Filterfunktion mit praktischer Volltextsuche. So können Dokumente gezielt und schnell gefunden werden.
Zusätzlich können Verträge mit Tags versehen werden, die den Status eines Vertrags anzeigen, wie zum Beispiel „Angebot“, „Freigegeben“ oder „In Verhandlung“. Auch Kategorien wie „Abonnements“, „Jahresvertrag“ oder „Lizenzvertrag“ können verwendet werden, um die Verträge effizient zu organisieren. Selbstverständlich können Verträge auch sortiert werden, zum Beispiel nach Vertragspartnern oder Lieferenten.
Höhere Effizienz
Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Unternehmen auch dabei, ihre Effizienz deutlich zu steigern, insbesondere durch die Einsparung von Zeit und Kosten.
Indem Dokumente und Verträge nicht mehr manuell durch ein Unternehmen laufen müssen, kann deren Freigabe wesentlich schneller vonstattengehen. Zudem lassen sich bei jeder Freigabe direkt die zugehörigen Dokumente hinzuziehen wie Rechnungen, sodass alle Details an einem Ort geprüft werden können. Das ermöglicht eine schnellere Reaktion auf geschäftliche Anforderungen und verkürzt Entscheidungswege.
In Candis können sämtliche Prozesse zudem auch unterwegs geregelt werden. Candis ist web-basiert und somit von jedem Ort und jedem Gerät aus zugänglich, solange du über eine Internetverbindung verfügst. So wird die Produktivität gesteigert und Verzögerungen, die durch Abwesenheit oder Reisen entstehen könnten, werden vermieden.
Automatisches Firstenmanagement
Für viele Unternehmen ist das Fristenmanagement ein entscheidender Faktor für die Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Software, denn sie erlaubt es dir, Laufzeiten sämtlicher Verträge systematisch überwachen, ohne sie permanent manuell kontrollieren zu müssen.
Die Vertragsmanagement-Software von Candis erinnert dich automatisch an wichtige Fristen, etwa daran, wann ein Vertrag verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden muss.
Ein weiterer praktischer Aspekt ist die Möglichkeit, direkt bei der Vertragsablage einen Wunschzeitraum zur Wiedervorlage festzulegen. So wird die zuständige Person in deinem Unternehmen vor Ablauf der Kündigungsfrist automatisch per E-Mail daran erinnert, den Vertrag rechtzeitig zu kündigen oder neue Vertragsbedingungen auszuhandeln. Zudem bietet Candis die Option, bis zu 10 Personen hinzuzufügen, die über den Status des Vertrags informiert werden sollen.
Durch diese Automatisierung wird nicht nur der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, sondern auch das Risiko von Fristversäumnissen minimiert, was wiederum zu einer effizienteren und sichereren Vertragsverwaltung beiträgt.
Keine Frist mehr verpassen, mit unserem kostenlosen Fristenrechner-Tool.
Risikominimierung
Um Risiken im Umgang mit Verträgen zu minimieren, können in der Vertragsmanagement-Software von Candis Zugriffsrechte vergeben und kontrolliert werden. Somit haben Mitarbeiter:innen nur Zugriff auf die Verträge und Dokumente, die sie und ihre Arbeit direkt betreffen. Das sorgt für eine effizientere und sicherere Verwaltung, da nur befugte Personen Zugriff haben und trägt entscheidend zur Risikominimierung bei.
Durch die Vergabe spezifischer Zugriffsrechte und Zuständigkeiten wie zum Beispiel “Administrator”, “Freigeber” oder “Anforderer” wird gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Einsicht in vertrauliche oder sensible Vertragsdokumente haben. Dies verringert das Risiko von unbefugtem Zugriff, Datenlecks und potenziellen Sicherheitsverletzungen erheblich.
Ein gut organisiertes Vertragscontrolling kann dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern und sicherzustellen, dass alle Verträge ordnungsgemäß überwacht und verwaltet werden.
Rechtssicherheit
Für viele Unternehmen ist die Rechtssicherheit eine der wichtigsten Anforderungen bei der Implementierung einer digitalen Vertragsverwaltung. Die meisten Tools ermöglichen die revisionssichere Ablage und sichere Aufbewahrung von Verträgen.
Mit der Vertragsmanagement-Software von Candis werden alle Verträge zudem GoBD-konform archiviert.
3. Welche Nachteile birgt digitales Vertragsmanagement?
Wie jedes Tool bietet Software für digitales Vertragsmanagement viele Vorteile, bringt aber auch einige Nachteile mit sich, die wir dir nicht verschweigen wollen, damit dein Unternehmen bestens informiert ist.
Datenschutz und Datensicherheit
Cyberangriffe oder Datenlecks kommen zwar selten vor, sind jedoch ein Risiko, vor allem für Unternehmen, die vertrauliche und sensible Informationen, wie Vertragsdaten, speichern. Unzureichend gesicherte Systeme könnten dazu führen, dass unbefugte Dritte Zugang zu deinen Vertragsdaten erhalten und diese weiterverwenden.
Verträge enthalten außerdem personenbezogene Daten, die seit Mai 2018 unter der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besonderen Schutz genießen.
Candis verwendet hochmoderne Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards, um sowohl deine Daten als auch die deines Unternehmens bestmöglich zu schützen. Wir gewährleisten DSGVO-Konformität und nutzen die neueste Cloud-Technologie, um Datensicherheit und -verfügbarkeit sicherzustellen.
Zusätzlich empfehlen wir dir, deine Mitarbeiter:innen für die Gefahren von Phishing, Malware und andere Sicherheitsbedrohungen zu sensibilisieren.
Akzeptanz im Unternehmen
Die Einführung neuer digitaler Software kann bei Mitarbeiter:innen auf Widerstand stoßen, insbesondere wenn sie sich an neue, ungewohnte Technologien anpassen müssen. Um diesem entgegenzuwirken, empfehlen wir einen proaktiven Ansatz: Unterstütze deine Teams durch gezielte Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, um den Übergang zu erleichtern und die Akzeptanz der neuen Software zu fördern.
Compliance-Risiken
Obwohl digitales Vertragsmanagement dazu beitragen kann, Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen, besteht auch das Risiko, dass bei der Digitalisierung bestehende rechtliche Vorgaben übersehen oder nicht korrekt umgesetzt werden. Insbesondere bei der Speicherung und Archivierung von Verträgen müssen gesetzliche Vorschriften wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) eingehalten werden.
Wir bei Candis nutzen modernste Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards, um deine Daten bestmöglich zu schützen. Unsere Prozesse sind DSGVO-konform, und wir setzen die neueste Cloud-Technologie ein, um höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Unser Cloudanbieter ist zudem ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert.
Sämtliche Verträge, Rechnungen und Dokumente werden in Candis GoBD-konform archiviert.
4. So digitalisiert du dein Vertragsmanagement
In vielen Unternehmen werden Verträge sowohl analog als auch digital verwaltet, was häufig zu einer ineffizienten doppelten Ablage führt. Verträge landen entweder in physischen Ordnern, auf Laufwerken, in der Cloud oder als Links in Excel-Tabellen.
Diese fragmentierte Ablage erschwert es dem Finanzteam, eine zentrale Übersicht über alle laufenden Verträge und deren Fristen zu behalten. Zudem ist das Auffinden spezifischer Vertragsinformationen, wie zum Beispiel die Laufzeit, oft zeitaufwendig.
Ein weiteres Problem ist, dass Verträge häufig von verschiedenen Personen im Unternehmen abgeschlossen werden, wodurch das Wissen über die Verträge bei einzelnen Mitarbeitenden konzentriert ist. Verlässt diese Person das Unternehmen oder vergisst wichtige Fristen, kann das zu erheblichen, vermeidbaren Kosten führen, zum Beispiel durch die Verlängerung von Verträgen für ungenutzte Tools oder ungünstige Konditionen bei automatischen Verlängerungen.
Mit einer integrierten Vertragsmanagement-Software wie der von Candis kannst du diese Herausforderungen überwinden:
Zentrale Übersicht:
Alle laufenden Verträge auf einen Blick.
Anzeige naher Fristen und zuständiger Personen.
Im Verlaufsprotokoll siehst du direkt, wann welche Veränderungen an deinen Dokumenten vorgenommen wurden und von wem.
Einfache Vertragsverwaltung:
Verträge per E-Mail-Weiterleitung oder Drag-and-Drop ins System hochladen.
Per Volltextauslesung werden alle wichtigen Vertragsdetails in Candis importiert.
Geordnete Ablage nach Vertragsart, Laufzeit, Kündigungsfrist und Wiedervorlagedatum.
Zuständigkeitszuweisung:
Hinterlege die verantwortliche Person für jeden Vertrag.
Füge bis zu zehn weitere Mitarbeitende hinzu, die automatisch per E-Mail benachrichtigt werden.
Zentrale Übersicht im Dashboard:
Status aller Verträge (aktiv/inaktiv) auf einen Blick.
Sortierung nach Geschäftspartnern, Vertragstyp, Datum, Kündigungsfristen oder Erinnerungsdaten.
Zusätzlich zu den gegebenen Vertragstypen in Candis kannst du auch deinen eigenen spezifischen festlegen.
Automatische Erinnerungen:
Individuell festgelegte Wiedervorlagedaten.
Rechtzeitige Benachrichtigungen für Kündigungen, Verlängerungen oder Neuverhandlungen.
Zugriffsbeschränkung:
Begrenze den Zugriff auf bestimmte Verträge.
Relevante Personen, wie zum Beispiel die Geschäftsführung, erhalten exklusiven Zugang zu vertraulichen Informationen.
Dokumentenverknüpfung:
Verknüpfe wichtige Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine direkt mit deinem Vertrag.
Hier erfährst du, was unsere Kund:innen zu Candis sagen.
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Hier findest du raus, ob Candis zu dir passt
5. Ist das digitale Vertragsmanagement die richtige Lösung für dein Unternehmen?
Generell ist das digitale Vertragsmanagement für alle Unternehmen die richtige Lösung, die in einem dynamischen Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen.
Unternehmen und Branchen mit einem hohen Vertrags- und Dokumentenaufkommen profitieren besonders von der Digitalisierung ihres Dokumenten- und Vertragsmanagements. Dies liegt daran, dass wichtige Informationen und Verträge bei hoher Vertragsfluktuation und intensiver Kundeninteraktion in einer zentralen Ablage schneller gefunden werden können, was wiederum zu effizienteren Prozessen und schnelleren Vertragsabschlüssen führt.
Besonders in stark regulierten Branchen wie der Finanz- und Versicherungsbranche, im Gesundheitswesen oder bei Rechtsdienstleistern ist eine präzise und schnelle Vertragsverwaltung von entscheidender Bedeutung.
Auch Immobilienunternehmen, Bauunternehmen und Beratungsfirmen, die regelmäßig komplexe Verträge mit vielen Beteiligten verwalten, können durch digitale Systeme erheblich an Effizienz gewinnen.
Darüber hinaus können kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) durch die Digitalisierung ihres Vertragsmanagements wettbewerbsfähig bleiben und ihre Prozesse auf ein höheres Niveau heben.
Fazit: Mit digitalem Vertragsmanagement fit für die Zukunft
Die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements ermöglicht Unternehmen, effizienter, transparenter und sicherer zu arbeiten. Es stellt sicher, dass alle Verträge zentral verwaltet, Fristen automatisch überwacht und Risiken minimiert werden. In einem zunehmend dynamischen Markt ist digitales Vertragsmanagement eine entscheidende Maßnahme, um wettbewerbsfähig zu bleiben und zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
