Vertragsverwaltung einfach erklärt: Definition, Aufgaben & Bedeutung

Die Vertragsverwaltung regelt die Überwachung und Verwaltung von Verträgen und den dazugehörigen Dokumenten in Unternehmen und stellt ihre systematische Organisation und sichere Aufbewahrung sicher. Mit einer gut organisierten und digitalen Vertragsverwaltung haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf alle relevanten Vertragsdaten.

Damit ist sie ein wichtiger Teil des

Vertragsmanagements

, das wiederum den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags (Erstellung, Freigabe, Verwaltung, Fristenmanagement, Controlling, Analyse und Archivierung, Reporting etc.) umfasst.

Die Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse reibungslos verlaufen und rechtliche Anforderungen sowie Vertragsfristen besser eingehalten werden können.

Die Vertragsverwaltung kümmert sich um die zentrale Erfassung, Dokumentation und Pflege aller Vertragsdaten sowie die systematische Organisation und Zugänglichkeit der relevanten Unterlagen. Gemeinsam mit dem Vertragscontrolling, dem Fristenmanagement und der Vertragsarchivierung ist die Vertragsverwaltung ein Teilgebiet des Vertragsmanagements.

All diese Aspekte tragen dazu bei, die rechtlichen und finanziellen Risiken zu minimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die sich aus bestehenden Vertragsbeziehungen in einem Unternehmen ergeben.

Das Ziel der Vertragsverwaltung ist es, sämtliche Verträge und dazugehörigen Vertragsdaten in einem Unternehmen systematisch zu strukturieren und jederzeit zugänglich zu machen. Dadurch wird eine höhere Transparenz über alle vertragsrelevanten Informationen für die berechtigten Mitarbeitenden sichergestellt.

Eine Vertragsverwaltung kann sowohl analog als auch digital ablaufen. Die analoge Vertragsverwaltung ist papierbasiert und setzt auf händische Arbeit und Aktenordner.

Bei der digitalen Vertragsverwaltung werden Verträge und Dokumente in elektronischer Form abgelegt und digital gespeichert. Zudem ermöglicht die digitale Vertragsverwaltung einen hohen Grad an Automatisierung, zum Beispiel durch automatische Erinnerungen und Volltextsuche. Dadurch werden die Prozesse der Vertragsverwaltung schneller und effizienter gestaltet.

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Das ist der Unterschied zwischen Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement

Oft werden Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement (engl. contract management) miteinander gleichgesetzt und synonym verwendet.

Die Vertragsverwaltung ist jedoch nur ein Teilbereich des Vertragsmanagements und umfasst lediglich die Speicherung, Kategorisierung und Überwachung von Verträgen, während das Vertragsmanagement den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abbildet.

Das Vertragsmanagement umfasst in der Regel auch die Vertragserstellung, während die Vertragsverwaltung lediglich die organisatorische Handhabung von Verträgen beschreibt.

Die Vertragsverwaltung hat verschiedene Aufgaben, wie zum Beispiel die Ablage und das Archivieren aller Verträge sowie die Darstellung von Informationen, die für den

Vertrag

wichtig sind. Von einer Vertragsverwaltung werden zudem alle wichtigen Vertragsinformationen wie zum Beispiel Vertragspartner, Laufzeit systematisch bereitgestellt.

Je strukturierter und übersichtlicher die Vertragsverwaltung aufgebaut ist, desto schneller können wichtige Informationen gefunden werden. Daher empfehlen wir dir immer, eine digitale Vertragsverwaltung einzurichten.

Ablage und Verschlagwortung: Die Vertragsverwaltung stellt alle wichtigen Vertragsinformationen systematisch bereit, wie zum Beispiel Vertragspartner oder Laufzeit. In der digitalen Vertragsverwaltung kannst du zudem Tags und Schlagworte erstellen und deinen Verträgen zuweisen, sodass du später nach ihnen filtern kannst. Für eine geordnete Ablage kannst du außerdem die Vertragsart sowie Laufzeit, Kündigungsfrist und Datum für die Wiedervorlage auswählen.

Archivierung: Alle Vertragsdokumente müssen gesetzeskonform archiviert werden. Dank einer digitalen Ablage sind wichtige Inhalte dann auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses oder dem Auslaufen des Vertrages noch einsehbar. Im Archiv hast du die Möglichkeit, alle Verträge nach Status aktiv oder inaktiv zu filtern. Zudem kannst du deine Dokumente in der Sichtbarkeit einschränken, sodass nur bestimmte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben.

Fristenüberwachung: Das

Fristenmanagement

stellt sicher, dass alle Vertragsfristen eingehalten werden, die im Zuge der Datenerfassung in die Vertragsverwaltung aufgenommen wurden. Dadurch lassen sich rechtliche und finanzielle Risiken vermeiden und oft auch Kosten sparen. Dank der Erinnerungsfunktionen erfolgt die Fristenüberwachung in der digitalen Vertragsverwaltung automatisiert. In Candis können bis zu zehn zuständige Personen hinzugefügt werden, die rechtzeitig zur Wiedervorlage informiert werden sollen.

Eine effektive Vertragsverwaltung bietet zahlreiche Vorteile: Sie verbessert die Transparenz, indem sie einen schnellen Überblick über alle vertragsrelevanten Informationen ermöglicht, und reduziert rechtliche und finanzielle Risiken durch die Überwachung von Fristen und Bedingungen. Zudem spart sie Zeit und Kosten, da automatisierte Prozesse den manuellen Aufwand verringern. Eine klare Struktur und definierte Prozesse sorgen für erhöhte Compliance und minimieren das Risiko von Regelverstößen, während Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Wenn auch du deine Verträge digital verwalten willst, empfehlen wir dir die

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