Amazon-Rechnungen: Verwaltung und Bezahlung leicht gemacht

Amazon-Rechnungen gehören für Unternehmen in Deutschland inzwischen zum Alltag. Aus dem Grund, dass sich Finanzteams mit so vielen Rechnungen beschäftigen müssen, können Ineffizienzen in diesem Prozess auftreten und einen erheblichen Einfluss auf den gesamten Rechnungsmanagementprozess des Unternehmens haben.

Es ist wichtig, zwischen einer Bestellbestätigung und einer tatsächlichen Rechnung zu unterscheiden. Die Bestellbestätigung zeigt lediglich an, dass eine Bestellung aufgegeben wurde. Die Rechnung hingegen liefert detaillierte Informationen über den Kauf, einschließlich Mehrwertsteuer und anderen relevanten Details.

Für den Zugriff auf Rechnungen:

• Gehe zum „Mein Konto“-Bereich.

• Wähle „Meine Bestellungen“.

• Hier können einzelne Bestellungen angeklickt und die entsprechende Rechnung heruntergeladen werden.

Es ist wichtig, zu wissen, dass nicht alle Produkte, die über Amazon gekauft werden,

Mehrwertsteuer

(Umsatzsteuer) enthalten. Daher sollten Finanzteams sicherstellen, dass sie Produkte von Unternehmen kaufen, die USt-Rechnungen anbieten, wenn diese für steuerliche Zwecke benötigt werden.

So stellst du ein, dass du immer eine Rechnung mit Umsatzsteuer-Nr erhälst:

- Gehe auf "Business Konto verwalten" und anschließend auf "Einkaufsrichtlinien und Genehmigungen"

-Füge eine Richtlinie hinzu, nämlich folgende: „Produkte sperren, für die USt-Rechnung heruntergeladen werden kann" und speichere diese Einstellung ab

Daraufhin werden euch nur noch Produkte angezeigt, mit deren Kauf ihr sicher eine USt-Rechnung erhaltet.

Die korrekte Verwaltung von Amazon Rechnungen ist essenziell, um einen klaren Überblick über

Transaktionen

zu behalten, insbesondere wenn Amazon regelmäßig für geschäftliche Einkäufe genutzt wird. Hier sind einige Schritte, um die Amazon Rechnungen effizient zu verwalten:

• Archivierung: Bewahre alle Rechnungen auf, die du von Amazon erhältst. Du kannst dies entweder digital oder in ausgedruckter Form tun, je nachdem, was für deine Bedürfnisse am besten geeignet ist. Wir empfehlen, alle Rechnungen und geschäftliche Dokumente in einer Cloud aufzubewahren, wo deine wichtigen Dokumente

  revisionssicher

  und

  GoBD-konform

  aufbewahrt werden können.

• Kategorisierung: Es kann hilfreich sein, Rechnungen in verschiedene Kategorien zu sortieren. Du kannst sie nach Datum, nach Produktkategorie oder nach dem für den Kauf verwendeten Konto sortieren.

Mit der Vielzahl von Einkäufen, die Unternehmen täglich tätigen, kann es schwierig werden, den Überblick über jede einzelne Rechnung zu behalten. Glücklicherweise gibt es Tools und Softwarelösungen, die helfen können, Amazon Rechnungen automatisch zu verwalten und zu kategorisieren.

Mit den Kreditkarten von Candis gibt es einige Möglichkeiten,

wiederkehrende Zahlungen

ganz einfach zu organisieren. Zum Beispiel kann für jede:n Mitarbeiter:in eine

virtuelle Kreditkarte

angelegt werden, sodass alle unter Absprache mit dem Management bestellen können, was sie für ihren Geschäftsalltag benötigen.

Pro Kreditkarte kann ein Transaktionslimit festgelegt werden und jede Abbuchung, die über diesem Limit liegt, schlägt fehl. So hat die Finanzabteilung Kontrolle über die Höhe der jeweiligen Kreditkarten.

Die bestmögliche Transparenz erreichst du mit folgenden Einstellungen:

- Weise jedes Abo oder wiederkehrende Zahlung einer dezidierten Karte zu

- Passe die Kartenlaufzeit an die Vertragslaufzeit an

- Lege Limit der Karte entsprechend der monatlichen regelmäßigen Ausgaben fest

Du interessierst dich für Amazon Business und möchtest mehr über die Vorteile von Amazon Business für Unternehmen erfahren? Auf unserem Podcast haben wir mit Louis Weber, Head of Startups Europe (B2B) bei Amazon Business, und Florentin Kroneder, Senior Account Manager bei Amazon Business, über ihre Expertise und Erfahrungen und darüber, wie Amazon Business Unternehmen helfen kann.