KI Buchhaltung – So nutzt dein Unternehmen Künstliche Intelligenz im Rechnungsmanagement

In der heutigen digitalen Ära verändert Künstliche Intelligenz (KI) die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse optimieren. Von der Dokumentenklassifizierung über das Vertragsmanagement bis hin zur Datenerkennung und dem Controlling bietet KI leistungsstarke Werkzeuge zur Automatisierung und Beschleunigung von Routineaufgaben in der Buchhaltung. Besonders im Fokus steht dabei das Rechnungsmanagement, wo moderne Rechnungsmanagement-Software einen entscheidenden Unterschied machen kann.

In diesem Artikel widmen wir uns dem Thema KI & Buchhaltung im Detail. Wir analysieren den Status Quo sowie die Vorteile von KI im Rechnungs- und Dokumentenmanagement und geben dir einen Ausblick, wohin die Reise der Künstlichen Intelligenz noch gehen kann.

Künstliche Intelligenz verändert die Buchhaltung, denn sie bietet uns Möglichkeiten, Routineaufgaben schneller, effizienter und präziser zu erledigen. Dadurch wird das Controlling optimiert und Mitarbeiter:innen und Finanzteams werden entlastet.

Durch die Automatisierung traditioneller Buchhaltungsaufgaben können Unternehmen außerdem ihre Arbeitsabläufe modernisieren, digitalisieren und somit wettbewerbsfähig bleiben.

Wie bei allen Erfindungen gibt es auch bei der Einführung von KI in Unternehmen einige Hürden zu überwinden. Zu diesen gehören an vorderster Stelle Datenschutz und Widerstand durch Mitarbeiter:innen.

Trotz der zahlreichen Vorteile bestehen in vielen Unternehmen noch hohe Barrieren bei der Einführung von KI-gestützten Systemen in der Buchhaltung. Aktuell nutzen nur etwa 24 % der Unternehmen in der Finanzwirtschaft laut einer Studie des IHK von 2023 Künstliche Intelligenz. Dennoch planen 26 % der Unternehmen, in Zukunft KI einzusetzen, um ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Viele Mitarbeiter:innen haben Bedenken, dass KI ihre Arbeit ersetzen könnte.

Tatsächlich können KI-gestützte Systeme jedoch dazu beitragen, den Arbeitsalltag der Buchhalter:innen und Finanzteams zu erleichtern, indem sie repetitive Aufgaben automatisieren und Raum für strategische Aufgaben schaffen.

Widerstand von Mitarbeiter:innen

Die Implementierung neuer Technologien kann bei Mitarbeiter:innen Unsicherheiten auslösen, besonders in Bezug auf die Befürchtung, dass KI ihre Arbeitsplätze ersetzen könnte. Darüber hinaus erfordert die Anpassung an neue Arbeitsweisen und die Nutzung von KI-gestützten Systemen eine Lernkurve. Unternehmen müssen wirksame Strategien entwickeln, um diese Bedenken anzugehen, die Akzeptanz zu fördern und ihre Teams durch gezielte Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen zu unterstützen.

Datenschutzbedenken

Die Einführung von KI-Technologien wirft Fragen bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit auf. Unternehmen stehen vor der Herausforderung sicherzustellen, dass die Verarbeitung sensibler finanzieller Informationen strengen Datenschutzrichtlinien entspricht. Es ist entscheidend, die Vertraulichkeit und Integrität von Kundendaten zu wahren und gleichzeitig konform mit lokalen und internationalen Datenschutzgesetzen zu agieren. Viele Unternehmen sorgen sich darüber, ob ihre Finanzdaten möglicherweise zur Schulung der KI genutzt werden könnten.

KI-gesteuerte Lösungen verwenden fortschrittliche Algorithmen, die menschliche Intelligenz nachahmen sollen, um komplexe Aufgaben zu bewältigen. Dabei werden die Algorithmen durch maschinelles Lernen kontinuierlich verbessert und können so die folgenden Aufgaben im Dokumenten- und Rechnungsmanagement erleichtern.

Maschinelles Lernen zur Mustererkennung

Machine-Learning-Modelle können trainiert werden, um automatisch verschiedene Arten von Dokumenten wie Rechnungen, Verträge und andere Dokumenttypen zu erkennen, zu sortieren und zu klassifizieren. Diese Modelle lassen sich durch kontinuierliches Feedback und die Integration neuer Daten stetig weiterentwickeln, was zu immer präziseren Ergebnissen führt. Maschinelles Lernen ermöglicht es, komplexe Muster und Zusammenhänge in großen Datenmengen zu identifizieren, die für Menschen schwer erkennbar wären.

So hilft es Finanzteams:

Das kann dir dabei helfen, noch schneller Ordnung in deine Finanzdokumente zu bringen. Lade deine Dokumente einfach in das KI-System, zum Beispiel ChatGPT hoch und bitte das Tool, sie nach Dokumenttyp tabellarisch zu sortieren. In wenigen Sekunden erhältst du dann eine fertige Ablage deiner Rechnungen, Einkaufsbestellungen, Lieferscheine, Verträge, Mietverträge, Lieferantenverträge und so weiter. So spart das Finanzteam viel Zeit und kann sich auch auf andere Aufgaben konzentrieren.

NLP für Textverständnis und -verarbeitung

Natural Language Processing (NLP) wird verwendet, um Texte zu verstehen und zu verarbeiten. Mit NLP können KI-Systeme kontextbezogene Informationen aus langen und komplexen Dokumenten extrahieren, was die Effizienz und Genauigkeit der Datenverarbeitung erheblich steigert. Diese Technologie ermöglicht es Finanzteams, wichtige Details wie Kündigungsfristen und Geschäftsnamen aus Verträgen und anderen Dokumenten schnell und präzise zu extrahieren und zu verarbeiten.

So hilft es Finanzteams:

Finanzteams können KI zum Beispiel dazu nutzen, um automatisch wichtige Daten aus Verträgen und anderen Dokumenten zu extrahieren. So können zum Beispiel wichtige Informationen, Geschäftsnamen, Bedingungen und Laufzeiten schneller überprüft und mit anderen Dokumenten abgeglichen werden. Das ist besonders bei langen oder komplizierten Vertragsdokumenten eine erhebliche Arbeitserleichterung.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung, der dafür eingesetzt wird, manuelle, repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Routineaufgaben zu automatisieren.

So hilft es Finanzteams:

Im Rechnungsmanagement kann es beispielsweise dazu eingesetzt werden, um Dokumente automatisch in die entsprechenden Verzeichnisse abzulegen. Dadurch wird die Dokumentenverwaltung insgesamt optimiert und die Suchzeit reduziert, da Dokumente automatisch, fehlerfrei und systematisch organisiert und archiviert sind.

Je besser die Mustererkennung und das Textverständnis funktionieren, desto besser können Routineaufgaben durch KI erledigt werden und desto besser funktioniert die automatische Zuordnung von Dokumenten.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

Viele Rechnungsmanagement-Software nutzen OCR (Optical Character Recognition), um Bilder in maschinenlesbaren Text umzuwandeln und so zum Beispiel eingescannte Belege oder PDF-Rechnungen zu lesen. Diese Technologie basiert allerdings auf vordefinierten Regeln und Vorlagen, das heißt, es können nur spezifische Felder extrahiert werden, die zuvor festgelegt worden sind. Daher muss jedes umgewandelte Dokument manuell überprüft werden. Außerdem können sich die Vorlagen nicht an Veränderungen anpassen, sie lernen also nicht mit. Unstrukturierte Dokumente, wie beispielsweise Thermobelege, können daher nicht oder nur schwer verarbeitet werden.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kann OCR verwenden, um Bilder in Text umzuwandeln, extrahiert jedoch spezifische Informationen unter Verwendung von NLP, Bilderkennung, Deep Learning und maschinelles Lernen. Dadurch kann für die meisten Dokumente eine Automatisierung von bis zu 100 % erreicht werden. Die Extraktion ist vorlagenfrei und hängt vom Inhalt des Dokuments ab, was bedeutet, dass sie sich flexibel an Veränderungen anpassen kann. Durch die Fähigkeiten zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) können zudem komplexe und unstrukturierte Dokumente effektiv verarbeitet werden.

Die Nutzung von KI im Rechnungs- und Dokumentenmanagement transformiert die Buchhaltungsprozesse, macht sie effektiver und transparenter. Hier sind die wichtigsten Bereiche, in denen KI signifikante Verbesserungen bringt:

1. Automatisierung der Dateneingabe

Problem: Manuelle Dateneingabe birgt ein Fehlerrisiko von bis zu 3 %, was zu falschen Buchungen, verpassten Fristen und doppelten Zahlungen führen kann.

KI-Lösung: Vollständige Automatisierung der Dateneingabe, wodurch Fehler minimiert und die Produktivität gesteigert wird.

2. Reduzierung von Papier

Problem: Papierbasierte Prozesse belasten die Umwelt, erhöhen das Risiko von Dokumentenverlust und erschweren den Zugriff auf wichtige Informationen.

KI-Lösung: Digitalisierung und intelligente Verwaltung von Dokumenten, was Sicherheit erhöht und den Zugriff erleichtert.

3. Beschleunigung von Genehmigungs- und Freigabeprozessen

Problem: Manuelle Prozesse verlängern Entscheidungswege und beeinträchtigen die Einhaltung von Fristen. Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung beträgt 12 Tage und kostet 10 Euro pro Rechnung.

KI-Lösung: Automatisierte Workflows beschleunigen Prozesse, reduzieren Kosten und erleichtern den Monatsabschluss.

4. Verbesserung der Skalierbarkeit

Problem: Papierbasierte Prozesse können mit starkem Unternehmenswachstum nicht Schritt halten.

KI-Lösung: KI-gesteuerte Systeme passen sich flexibel an wachsende Anforderungen an und verbessern die Skalierbarkeit der Finanzbuchhaltung.

5. Erhöhung der Datengenauigkeit und -konsistenz

Problem: Manuelle Dateneingabe und -verarbeitung können zu Inkonsistenzen und Fehlern in den Finanzdaten führen, was die Zuverlässigkeit von Finanzberichten beeinträchtigt.

KI-Lösung: KI-Systeme können Daten aus verschiedenen Quellen abgleichen, Unstimmigkeiten identifizieren und automatisch korrigieren. Dies erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten signifikant.

6. Verbessertes Reporting und Analysen

Problem: Traditionelle Berichterstattung ist oft zeitaufwändig und bietet begrenzte Einblicke in komplexe finanzielle Zusammenhänge.

KI-Lösung: KI ermöglicht Echtzeit-Einblicke in finanzielle Daten und kann komplexe Muster erkennen. Dies führt zu fundierten Geschäftsentscheidungen und ermöglicht prädiktive Analysen für eine bessere Finanzplanung.

KI-Systeme werden heute zur automatischen Dateneingabe, zur Analyse großer Datenmengen für Cashflow-Prognosen und zur Identifizierung von Abweichungen in Transaktionsdaten eingesetzt. Diese Technologien optimieren nicht nur den Arbeitsablauf, sondern verbessern auch die Datenqualität erheblich.

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Dank KI können Rechnungsdaten umfassend automatisch extrahiert, mit Liefer- und Bestellnummern abgeglichen, Zahlungseingänge überprüft und die Daten nahtlos an das ERP-System übermittelt werden. Mitarbeiter:innen müssen die Rechnungen dann lediglich freigeben.

Beispiel:

Angenommen, die Buchhaltungs- oder Finanzteams laden 1000 verschiedene Rechnungsdokumente in eine KI-basierte Rechnungsmanagement-Software wie Candis hoch. Die Software durchsucht die Dokumente nach relevanten Daten und versteht den Kontext jeder Rechnung, einschließlich der dazugehörigen Geschäftstransaktionen und Einkaufsbestellungen.

Auf Basis dieser Erkennung und Analyse können automatische Aktionen ausgelöst werden. Die Software bucht automatisch die relevanten Kosten auf die richtigen Konten oder Kostenstellen und stellt sicher, dass alle Daten korrekt erfasst werden. Dies ermöglicht eine präzise und zeiteffiziente Buchhaltung, während sich die Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Kundeninteraktion via Chatbots

KI treibt Chatbots und virtuelle Assistenten an, die Kundenanfragen rund um die Uhr bearbeiten können, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt. Obwohl die Interaktionen mit Chatbots derzeit als umständlich gelten, wird erwartet, dass sie in den nächsten zwei bis drei Jahren so weit entwickelt sein werden, dass sie von echten menschlichen Unterhaltungen kaum noch zu unterscheiden sind.

Beispiel:

Finanzinstitute können KI-gesteuerten Chatbots auf ihren Webseiten und mobilen Apps integrieren. Diese können eine Vielzahl von Anfragen bearbeiten, von einfachen Kontostandabfragen bis hin zur Unterstützung bei Kreditbeantragungen. Dank NLP verstehen Chatbots die Anfragen und liefern in Echtzeit passende Antworten. Dadurch werden die Wartezeiten für Kunden erheblich reduziert und die Kundenzufriedenheit deutlich gesteigert.

Risikobewertung

Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI Risiken besser bewerten und personalisierte Finanzprodukte anbieten.

Beispiel:

Versicherungsunternehmen nutzen maschinelles Lernen zum Beispiel, um Risikobewertungen zu optimieren. Durch die Analyse von Daten aus sozialen Medien, historischen Schadensfällen und Wetterberichten kann das KI-System komplexe Muster erkennen. Dies ermöglicht eine genauere Risikobewertung einzelner Versicherungsanträge und eine Angebotserstellung personalisierter Prämien, was zu faireren Preisen und einer Reduzierung von Verlusten führt.

Betrugserkennung

KI-Systeme können Muster und Anomalien erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten und Alarme schneller auslösen als traditionelle Methoden.

Beispiel:

Banken verwenden KI-Algorithmen, um Transaktionen in Echtzeit zu überwachen und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Das System lernt kontinuierlich aus den Transaktionsdaten und passt seine Erkennungsmethoden an, um neue Betrugsmethoden zu identifizieren. Bei einer verdächtigen Transaktion wird automatisch ein Alarm ausgelöst und die Transaktion zur Überprüfung angehalten. Dies hat die Erkennungsrate von Betrugsfällen erheblich verbessert und die Aufklärungszeit drastisch reduziert.

Compliance-Prüfungen

KI kann Vertragsinformationen lesen und automatisch mit den eigenen Konditionen abgleichen, um sicherzustellen, dass Verträge korrekt erfüllt werden. Zudem ermöglicht KI die Überprüfung finanzieller Transaktionen auf Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Rechnungs- und Dokumentenmanagement

Im Rechnungs- und Dokumentenmanagement automatisiert und optimiert KI die Datenextraktion, -verarbeitung und -analyse, was zu einer signifikanten Effizienzsteigerung führt.

Beispiel:
Rechnungssoftware-Unternehmen haben bereits KI-basierte Lösungen entwickelt, die Rechnungen automatisch erfassen und relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Empfänger extrahieren. Diese Informationen werden direkt in das Buchhaltungssystem der Unternehmen eingespeist, wodurch der manuelle Aufwand reduziert, Fehler minimiert und der Bearbeitungsprozess beschleunigt wird. Die Lösung gewährleistet zudem eine lückenlose Dokumentation und Archivierung aller Rechnungen, was die Einhaltung von Compliance-Vorschriften verbessert.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung und im Rechnungsmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem sie Prozesse automatisiert, Effizienz steigert und Fehler reduziert.

Zeit- und Kostenersparnis

KI-gestützte Systeme ermöglichen die automatisierte Verarbeitung und Kategorisierung von Rechnungen, was manuelle Arbeitsprozesse drastisch verkürzt und die damit verbundenen Kosten senkt.

Reibungslose Abläufe

Durch die Integration von KI können Unternehmen einen nahtlosen Workflow von der Rechnungserfassung über die automatisierte Prüfung bis hin zur schnellen Freigabe und Zahlungsgenehmigung sicherstellen. Dies minimiert Verzögerungen und reduziert potenzielle Kosten wie Mahngebühren, während gleichzeitig die Zuverlässigkeit der Geschäftsbeziehungen gestärkt wird.

Geringere Fehleranfälligkeit und höhere Produktivität

KI-basierte Lösungen sind weniger anfällig für menschliche Fehler und verbessern die Genauigkeit der Buchhaltungsdaten erheblich. Dies ermöglicht es Buchhaltungsteams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die eine menschliche Interpretation und Entscheidungsfindung erfordern, und steigert so die Gesamtproduktivität.

Compliance

Durch die Verwendung von KI können Unternehmen sicherstellen, dass alle Vorgänge transparent dokumentiert und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese Technologie unterstützt interne Teams und externe Berater bei der Verwaltung und Überwachung von Compliance-Anforderungen.

Obwohl KI enorme Fortschritte macht, ist es uns an dieser Stelle wichtig zu erwähnen, dass künstliche Intelligenz noch viele Grenzen und Herausforderungen hat. Besonders wenn es darum geht, komplexe Entscheidungen zu treffen, ist auch trotz der Hilfe von KI menschliches Urteilsvermögen gefragt. So fehlt der KI oft das Verständnis für den Kontext, in denen Daten existieren. Auch die Nuancen menschlicher Entscheidungen können von Künstlicher Intelligenz nicht immer nachvollzogen werden.

Auch ethische Überlegungen und moralische Urteile im Unternehmenskontext dürfen nicht allein auf Algorithmen basieren. Beispielsweise kann eine KI Schwierigkeiten haben, zwischen rechtlich korrekten, aber ethisch fragwürdigen Entscheidungen zu unterscheiden.

Daher bleibt der Mensch entscheidend, um sicherzustellen, dass Entscheidungen nicht nur effizient, sondern auch verantwortungsvoll getroffen werden.

Die Zukunft der Buchhaltung wird maßgeblich von Künstlicher Intelligenz geprägt sein. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Unternehmen an die Leistungsfähigkeit und Effizienz von KI. Hier sind einige Innovationen, die unserer Meinung nach in naher Zukunft die Buchhaltung und das Rechnungswesen revolutionieren werden:

Zusammenstellung von Unterlagen wird weiter automatisiert!

• Automatisches Erkennen, Sortieren und Taggen: Eingehende Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden durch KI automatisch erkannt, sortiert und getaggt. Dies minimiert die Notwendigkeit manueller Eingriffe und sorgt für eine bessere Verarbeitung.

Vollständige Automatisierung der Datenerfassung!

• 100 % Erkennungsquoten für alle Dokumententypen: In wenigen Jahren wird die Datenerfassung so weit fortgeschritten sein, dass 100 % aller Dokumententypen automatisch erkannt und verarbeitet werden können. Manuelle Eingriffe werden nur noch in seltenen Fällen nötig sein, was nicht nur für E-Rechnungen, sondern auch für andere Rechnungsformate gilt.

Vollautomatisierte Freigabeworkflows!

• Regelbasierte automatische Genehmigungen: Mit vollständigen Datensätzen können Robotic Process Automation (RPA) Systeme Regeln für automatische Genehmigungen festlegen. KI-Systeme gleichen den Inhalt von Rechnungen mit vorhandenen Bestellungen und Lieferungen ab, was den Prozess erheblich beschleunigt und es Teams ermöglicht, sich auf Ausnahmefälle zu konzentrieren.

Automatische Zahlungsabläufe

• Optimierte Zahlungstermine: Zahlungsläufe werden automatisch terminiert, wodurch Zahlungsfristen eingehalten, Verzugszinsen reduziert und der Cashflow verbessert werden.

Automatisierte Verbuchung und Archivierung

• Zuverlässige Dokumentenverarbeitung: Neue Dokumente werden vollständig und korrekt verbucht, abgelegt und können bei Bedarf schnell gefunden werden.

Die Künstliche Intelligenz hat in den letzten Jahren bereits bedeutende Fortschritte gemacht und vereinfacht zahlreiche Tätigkeiten im Rechnungs- und Dokumentenmanagement sowie in der Buchhaltung.

Dazu gehören vorrangig fehleranfällige Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentensortierung und die Extraktion relevanter Daten aus Dokumenten. Durch die Nutzung von KI können hierbei Fehler vermieden und die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht werden.

Auch Routineaufgaben wie ​​Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, die Rechnungsprüfung und -freigabe, Zahlungsabwicklung und komplexere Aufgaben wie Betrugserkennung und die Generierung von Finanzberichten kann KI viele Aspekte automatisieren. So werden Finanzteams entlastet und wertvolle Ressourcen freisetzt, die für andere wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können.

Trotz dieser Vorteile kann und soll KI die Rolle von Finanzteams auch in Zukunft nicht ersetzen. Vielmehr sollten Mitarbeiter:innen lernen, KI gewinnbringend einzusetzen, um das volle Potenzial dieser Technologien auszuschöpfen. Wie jedes System hat auch Künstliche Intelligenz ihre Grenzen und eine Überwachung durch geschulte Mitarbeiter:innen bleiben unerlässlich.

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