Quittung – Bestätigung des Zahlungseingangs
Die Quittung ist ein Dokument, mit dem Sie Ihrem Kunden bestätigen, dass Sie von ihm einen Geldbetrag erhalten haben. Dabei kann es sich auch um eine Anzahlung handeln. Sie müssen Ihrem Kunden nach §368 Bürgerliches Gesetzbuch eine Quittung für eine Zahlung ausstellen.
Quittungen werden vor allem dann wichtig, wenn es sich um eine Barzahlung handelt. Denn bei Barzahlungen kann die Zahlung nicht anders belegt werden. Wenn Sie Einkäufe für Ihr Unternehmen tätigen und diese bar bezahlen, dann sollten Sie auf jeden Fall darauf bestehen, dass Ihnen vom Verkäufer eine Quittung ausgehändigt wird.
Sind Sie selbst der Lieferant oder Dienstleister, sollten Sie immer passenden Quittungen vorbereitet haben, die Sie dem Kunden neben den passenden Rechnungen ausstellen. Außerdem müssen Sie die Quittungen im Kassenbuch vermerken, damit Sie auch in der Buchhaltung berücksichtigt werden können.
Typisch und einfach: Der Quittungsblock
Der Quittungsblock ist noch immer die einfachste Methode, um Quittungen auszustellen. Blöcke dieser Art können Sie im Großmarkt oder im Fachhandel für Bürobedarf erwerben. Der Vorteil: Sie können schnell und einfach Quittungen erstellen, wenn der Kunde vor Ihnen steht und haben gleichzeitig auch ein Exemplar für Ihre Buchhaltung. Denn der Quittungsblock ist für gewöhnlich selbstdurchschreibend. Der Quittungsblock ist allerdings kein Muss.
Das muss in der Quittung enthalten sein
Im Gegensatz zu Rechnungen müssen Sie auf der Quittung deutlich weniger Daten angeben. Zu den Mindestangaben gehören:
Name des Quittungsempfängers
Name des Ausstellers
Ausstellungsdatum und -ort
Art und Menge des Produkts/ der Dienstleistung
Steuerbetrag und Steuersatz
Bruttopreis, Euro in Zahlen und Worten
Fehlt einer dieser Mindestbestandteile, so ist die Quittung nichtig und ihr Zweck nicht erfüllt.
Nicht verwechseln: Quittung und Rechnung
Sie sollten die Begriffe Quittung und Rechnung nicht verwechseln. Denn die beiden Dokumente sind zwar eng miteinander verbunden, sind allerdings nicht ein und dasselbe. Während die Rechnung aufschlüsselt welche Leistungen von wem wann bezogen wurden und welcher Preis dafür anfällt, bestätigt die Quittung die Zahlung. Eine Rechnung kann auch ohne Zahlung ausgestellt werden.
Das sollten Sie auch bedenken, wenn Sie eine Rechnung oder eine Quittung ausstellen. Denn für die Rechnung benötigen Sie deutlich mehr Daten als für die Quittung.
Wann wird eine Rechnung zur Quittung?
Ist sie richtig verfasst, kann auch eine Rechnung zur Quittung werden. Dazu reicht es aus, den Satz „Betrag dankend am (Datum) erhalten“ und die Unterschrift auf dem Dokument einzufügen.
Achtung: Ein Kassenbon, beispielsweise aus dem Bereich des Einzelhandels, wird zwar umgangssprachlich auch als Quittung betitelt, erfüllt aber keinerlei Kriterien einer solchen und ist somit keine annehmbare Alternative.
Wer bekommt das Original und wie bewahren Sie Quittungen auf?
Wenn Sie eine Quittung ausstellen, dann bekommen Sie die Kopie der Quittung – das Original geht an Ihren Kunden. Diesen Durchschlag bewahren Sie in Ihren Unterlagen auf. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digital organisieren, müssen Sie auch handschriftliche Belege einscannen und am besten zusammen mit der Rechnung in einem Ordner aufbewahren. So haben Sie auch den Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden.
Wer seine Buchhaltung noch auf Papier erledigt, sollte die Quittung an die Rechnung heften. Das erleichtert auch die Weitergabe an den Steuerberater, der so schnell die bezahlten von den offenen Rechnungen trennen kann.
