Die Gewinn- und Verlustrechnung wird genutzt, um den Erfolg eines Unternehmens zu bemessen. Sie ist Bestandteil der doppelten Buchführung und des Jahresabschlusses. In der GuV werden Aufwände und Erträge eines Zeitraumes gegenübergestellt und die Differenz zwischen den Werten errechnet. Sind höhere Aufwände als Erträge verbucht, hat das Unternehmen einen Verlust erwirtschaftet, der auch Jahresfehlbetrag genannt wird. Sind die Erträge höher als die Aufwände, erzielte das Unternehmen einen Gewinn oder auch Jahresüberschuss genannt. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Unterkonto des Kontos Eigenkapital und wird auf der Passivseite der Bilanz geführt. In dem GuV-Konto werden alle Posten, die zum Aufwand und dem ertrag gehören, gesammelt. Aus diesem Grund wird die GuV auch als Sammel- oder Hilfskonto bezeichnet.

Inhalt der GuV

Wenn ein Unternehmen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) unterliegt ist es verpflichtet eine GuV zu erstellen. Die GuV muss einmal jährlich angelegt werden, wenn der Jahresabschluss angefertigt wird. Einige Unternehmen erstellen die GuV auch monatlich, um einen besseren Überblick über Erfolge und Verluste zu bekommen.

In der GuV werden folgende Punkte aufgeführt:

  • Buchung der Aufwendungen und Erträge
  • Abschluss der Erfolgskonten
  • Saldierung
  • Buchung vom Gewinn bzw. Verlust auf das Eigenkapital-Konto
  • Abschluss des Eigenkapital-Kontos/Schlussbilanz

GuV-Verfahren

Der Paragraph 275 im Handelsgesetzbuch, HGB, legt fest, dass die Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden muss.  

Gesamtkostenverfahren

Dieses Verfahren kann auch als Produktionserfolgsrechnung angesehen. Bei der Berechnung werden die produzierten Mengeneinheiten benötigt. Erträge und Aufwendungen werden auf die produzierten Mengeneinheiten bezogen. Wurde der Bestand fertiger und unfertiger Erzeugnisse erhöht und Sachanlagen gebildet, werden diese Posten als Erträge erfasst. Wurde der Bestand gemindert, wird diese Minderung vom Umsatzerlös abgezogen. Der Vorteil des Gesamtkostenverfahrens liegt vor allem darin, dass das Verfahren rechnerisch sehr einfach ist. Zudem stehen die benötigten Daten schon in der Buchhaltung bereit und müssen nicht umgerechnet werden. Das Verfahren kann in das Kontensystem der Buchhaltung integriert werden. Nachteilig ist der mit dem Gesamtkostenverfahren verbundene hohe Aufwand. Grundlage für das Verfahren ist eine Inventur – die für die GuV in diesem Fall einmal monatlich durchgeführt werden muss. Mit diesem Verfahren erhalten Sie Werte, die nicht produktbezogen sind, die sie damit also auch nicht in die Kalkulation übernehmen können.

Umsatzkostenverfahren

Um das Umsatzkostenverfahren durchzuführen, muss eine Kosten- und Leistungsrechnung vorangestellt werden. Bei dieser Methode handelt es sich um eine Umsatzerfolgsrechnung, bei der zur Abgrenzung der Erträge und Aufwendungen die abgesetzten Mengeneinheiten einbezogen werden. Wieviel produziert wurde, spielt in diesem Fall keine Rolle. Stattdessen werden die Aufwendungen den Absatz gegenübergestellt. Dabei werden die Erhöhungen der fertigen und unfertigen Erzeugnisse im Lager und auch selbst erstellte Sachanlagen nicht erfasst. Wurde der Bestand der fertigen und unfertigen Erzeugnisse vermindert, wird dieser Posten als Aufwendung für die verkauften Erzeugnisse angelegt. Eine Besonderheit ist die Aufteilung der Aufwendungen. Sie werden nicht nach den Aufwandsarten, wie Material, Personal oder Abschreibungen, unterteilt, sondern nach ihren Funktionsbereichen. Das können zum Beispiel Punkte wie Herstellung, Verwaltung und Vertrieb sein. Eine Inventur ist für dieses Verfahren nicht notwendig. Unternehmer können anhand dieser Rechnung den Erfolg pro Produktgruppe feststellen und so einfacher Entscheidungen über Veränderungen im Produktportfolio treffen. Arbeitet ein Unternehmen auch im Ausland, sollte es das Umsatzkostenverfahren nutzen. Das Ergebnis ermöglicht den Vergleich deutscher und ausländischer Unternehmen, die im Unterschied zu deutschen Betrieben nach IFRS bilanzieren. Nachteil: Kleine und mittelständische Betriebe verfügen meist nicht über die Ressourcen eine solche Rechnung durchzuführen, da es vieler Korrekturen und Abstimmungen bedarf. Der Aufwand und auch die Kosten sind hier also höher als beim Gesamtkostenverfahren.