Verpflegungsmehraufwand 2025: Aktuelle Sätze für Deutschland, EU und das internationale Ausland

Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen und ihre Mitarbeitenden Alltag – ebenso wie die aufwendige Reisekostenabrechnung. Während für viele Ausgaben Belege gesammelt werden müssen, können Verpflegungskosten pauschal erstattet werden, wenn die Reise mehr als acht Stunden dauert.

Viele Unternehmen setzen auf Firmenkreditkarten, um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen und Mitarbeiter:innen zu entlasten, da sie nicht in Vorkasse gehen müssen.

In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um den Verpflegungsmehraufwand: Welche Pauschalen gelten 2025? Wie viel steht Arbeitnehmer:innen zu? Welche Regelungen müssen Unternehmen beachten und welche Lösungen erleichtern die Reisekostenabrechnung?

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Wenn Mitarbeiter:innen auf einer Geschäftsreise sind, können sie sich nicht so günstig ernähren, wie zu Hause. Die Mehrkosten, die Dienstreisenden für die Versorgung mit Essen und Getränken entstehen, werden als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet.

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen also immer dann, wenn sich Arbeitnehmer:innen beruflich bedingt länger als acht Stunden außerhalb der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte” zum Beispiel im Büro oder der Werkstatt sowie ihrem eigenen Wohnsitz befinden.

Ein Beispiel: Beim Kauf eines Brötchens beim Bäcker am Bahnhof (= Verpflegung) entstehen Reisenden Kosten, die ihnen beim Frühstück zu Hause nicht entstanden wären. Das ist der Grund, weshalb man hier vom Verpflegungsmehraufwand spricht.

Arbeitgeber:innen können ihren Mitarbeitenden den Verpflegungsmehraufwand in Form eines steuerfreien Pauschalbetrags zurückerstatten. Oft wird daher auch von der Verpflegungspauschale gesprochen. Für Unternehmen und Mitarbeitende hat das der große Vorteil, dass die Pauschale ohne Nachweis von Belegen gezahlt werden kann. Das spart viel Zeit und Aufwand für Buchhaltung und Reisende, da der Verwaltungsaufwand der Belegprüfung wegfällt.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 im Inland?

Derzeit liegt der Verpflegungspauschale 2025 in Deutschland bei 14 Euro bzw. bei 28 Euro.

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sollten die Pauschalen für Deutschland in 2024 angehoben werden. Diese Änderung ist jedoch nicht in Kraft getreten, die Verpflegungspauschale liegt auch 2025 bei folgenden

Sätzen:

Gesetzlich wird der Verpflegungsmehraufwand durch den § 4 Abs. 5 Nr. 5, Satz 2 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Hier wird festgelegt, was genau zu den Betriebsausgaben zählt, die den Gewinn eines Unternehmens nicht mindern dürfen.

Für Arbeitnehmer:innen ist besonders § 9, Absatz 4a interessant, welcher regelt, welche Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden können.

Die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen werden jedes Jahr vom Bundesministerium für Finanzen per BMF-Schreiben bekannt gegeben. Eine ausführliche Liste aller Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen findest du weiter unten in diesem Artikel. Diese Liste stellen wir dir auch zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Die Begriffe Verpflegungspauschalen und Verpflegungsmehraufwand werden oft synonym verwendet beziehungsweise sprechen viele vom Verpflegungsmehraufwand, wenn sie eigentlich die Verpflegungspauschale meinen. Hier sind die Unterschiede genau erklärt:

• Beim Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um die entstandenen Mehrkosten für die Verpflegung auf Geschäftsreisen.

• Mit der Verpflegungspauschale sind die gesetzlich festgelegten Beträge gemeint, die Arbeitnehmer:innen für die Verpflegung erhalten. Diese können entweder über die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber abrechnen werden oder über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten vom zu versteuernden Einkommen absetzen können.

Wie schon angedeutet müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, damit der Verpflegungsmehraufwand über die Pauschbeträge geltend gemacht werden kann.

1. Auswärtige Tätigkeit

• Die Pauschale gilt nur, wenn die Reise beruflich veranlasst ist und die Mitarbeiter:innen sich nicht an der „ersten Tätigkeitsstätte“ befindet.

• Seit 2014 wird der feste Arbeitsplatz als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, während alle anderen Einsatzorte als „auswärtige Tätigkeiten“ gelten.

• Damit eine auswärtige Tätigkeit als Geschäftsreise anerkannt werden kann, muss sie außerhalb der Stadtgrenze stattfinden. Termine wie Kundenbesuche innerhalb der Stadtgrenze können nicht als Dienstreise abgerechnet werden.

2. Mindestabwesenheit von 8 Stunden

• Die Reise muss mindestens acht Stunden dauern, damit eine Pauschale angesetzt werden kann.

• Dabei kann sich die Zeit auch über zwei Kalendertage erstrecken oder aus mehreren kürzeren Einsätzen bestehen, die sich summieren (z. B. mehrere Kundenbesuche an einem Tag).

3. Reisende kümmern sich selbst um ihre Verpflegung

• Die Pauschale kann nur dann geltend gemacht werden, wenn sich Mitarbeiter:innen auch tatsächlich selbst um ihre Verpflegung kümmern müssen.

• Wird eine Mahlzeit gestellt – etwa durch Kund:innen, das Unternehmen oder als Teil der Hotelübernachtung – wird der Pauschalbetrag entsprechend gekürzt.

Sind diese Bedingungen erfüllt, kann der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten.

Arbeitgeber:innen sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Reisekosten wie den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeiter:innen zu erstatten.

Die meisten Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden auf Reisen schicken, erstatten die Kosten jedoch zurück und legen dies in ihren Reiserichtlinien fest. So haben alle Mitarbeitenden klare und einheitliche Vorgaben für ihre Geschäftsreisen.

Steuerliche Regelungen für Arbeitgeber:innen

Unternehmen können die Verpflegungsmehraufwendungen ihrer Mitarbeitenden als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Dabei gelten die gleichen Pauschalen und steuerlichen Regelungen wie bereits erwähnt.

Steuerliche Regelungen für Arbeitnehmer:innen

Für die Arbeitnehmer:innen sind Verpflegungsmehraufwendungen grundsätzlich steuerfrei, wenn die Pauschale vom Arbeitgeber erstattet wird. Sollten höhere Beträge gezahlt werden, so muss der übersteigende Teil als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Sollte der Arbeitgeber die Pauschalen nicht erstatten, können Arbeitnehmer:innen die Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen – allerdings nur, wenn sie die gesetzlichen Pauschalen nicht überschreiten.

Reisekostenabrechnung muss nicht kompliziert sein!

Viele Unternehmen verwalten Reisekosten noch mit Excel oder manuellen Formularen – das bedeutet hohen Aufwand, fehleranfällige Berechnungen und lange Bearbeitungszeiten. Mit Candis wird die Reisekostenabrechnung bald so einfach wie nie zuvor:

• Automatische Berechnung aller Verpflegungspauschalen – für Deutschland, die EU und internationale Reisen

• Automatische Kürzung von Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück oder Geschäftsessen)

• Mobile Einreichung per App – Belege hochladen und direkt verrechnen lassen

• Alle Reisekosten an einem Ort – keine doppelten Tools oder manuelles Nachrechnen nötig

Da für jedes Reiseland unterschiedliche Kosten für die Verpflegung zu erwarten sind, werden die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand jedes Jahr aufs Neue vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt.

Hierbei werden die durchschnittlichen Verpflegungskosten für drei Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) in Betracht gezogen.

Sollten sich im Vergleich zum Vorjahr Preisänderungen ergeben haben, werden die Pauschalen angepasst. In vielen Fällen gibt es nicht nur einen Pauschalbetrag pro Zielland, sondern angepasste Sätze für einzelne Städte.

Die Pauschalbeträge für Deutschland sind im oben verlinkten Einkommensteuergesetz geregelt.

In Deutschland wird zwischen der kleinen und großen Verpflegungspauschale unterschieden:

• Die kleine Verpflegungspauschale gilt für Reisen von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden sowie am Anreise- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.

• Die große Verpflegungspauschale gilt bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden. Dieser Spesensatz richtet sic

  h nach Kalendertagen, sodass die Reise den gesamten Zeitraum von 0:00 bis 24:00 Uhr umfassen muss.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 im Inland?

Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn während der Dienstreise Mahlzeiten kostenlos bereitgestellt werden – zum Beispiel durch das Hotel, den Arbeitgeber oder Kund:innen.

Die Kürzung basiert auf festen Prozentsätzen der vollen Tagespauschale von 28 Euro:

• Frühstück: 20 % → 5,60 Euro weniger

• Mittagessen: 40 % → 11,20 Euro weniger

• Abendessen: 40 % → 11,20 Euro weniger

Das bedeutet: Wer im Hotel ein kostenloses Frühstück bekommt, erhält 5,60 Euro weniger Verpflegungspauschale. Sind auch Mittag- und Abendessen enthalten, werden insgesamt 22,40 Euro abgezogen.

Kürzung der Verpflegungspauschale bei voller Tagespauschale

Kürzung der Verpflegungspauschale bei Reisen unter 24 Stunden

Für Dienstreisen unter 24 Stunden gilt die Kürzung anteilig.

Beispiel

Herr K. ist für zwei Tage auf Geschäftsreise. Laut den aktuellen Pauschalen stehen ihm 14 Euro für den Anreisetag und 28 Euro für den vollen Reisetag zu.

Da das Hotel ein kostenloses Frühstück anbietet und das Mittagessen vom Unternehmen übernommen wird, muss die Pauschale gekürzt werden.

Am Anreisetag beträgt die Pauschale 14 Euro. Durch das Frühstück (-2,80 Euro) und das Mittagessen (-5,60 Euro) bleibt ein Erstattungsbetrag von 5,60 Euro.

Am vollen Reisetag gilt die große Pauschale von 28 Euro. Hier wird für das Frühstück (-5,60 Euro) und das Mittagessen (-11,20 Euro) gekürzt, sodass am Ende 11,20 Euro ausgezahlt werden.

Insgesamt erhält Herr K. statt 42 Euro nur 16,80 Euro, da die gestellten Mahlzeiten abgezogen wurden.

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen richtet sich die Höhe der Verpflegungspauschale nach der Reisedauer und den jeweiligen Reisetagen. Entscheidend ist, ob es sich um einen Anreise-, Abreise- oder vollen Reisetag handelt.

An- und Abreisetag

Für den ersten und letzten Tag einer Geschäftsreise gilt die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Das ist unabhängig davon, wann die Reise tatsächlich beginnt oder endet.

Voraussetzung ist, dass die reisende Person unterwegs übernachtet. Wird die Reise an einem Tag ohne Übernachtung durchgeführt, gilt die Regelung für eintägige Dienstreisen.

Volle Reisetage

Für volle Kalendertage, an denen Mitarbeiter:innen mehr als 24 Stunden unterwegs sind, gilt die große Verpflegungspauschale von 28 Euro.

Dies betrifft alle Tage zwischen An- und Abreise, an denen die Reise von 0:00 bis 24:00 Uhr dauert.

Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten

Falls Mahlzeiten durch die Arbeitgeber:innen oder Dritte bereitstellt werden, wird die Pauschale wie oben beschrieben gekürzt.

Beispiel für eine Geschäftsreise von Montag bis Mittwoch:

Ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin reist für einen mehrtägigen Kundentermin und übernachtet zwei Nächte im Hotel. In diesem Szenario wird die Pauschale so berechnet:

• Montag (Anreisetag): 14 Euro

• Dienstag (voller Tag): 28 Euro

• Mittwoch (Abreisetag): 14 Euro

• Erstattungsfähiger Verpflegungsmehraufwand: 56 Euro

Sollte Frühstück im Hotel an allen Tagen gestellt werden, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden:

• Montag: 14 Euro – 5,60 Euro (Frühstück) = 8,40 Euro

• Dienstag: 28 Euro – 5,60 Euro (Frühstück) = 22,40 Euro

• Mittwoch: 14 Euro – 5,60 Euro (Frühstück) = 8,40 Euro

• Erstattungsfähiger Verpflegungsmehraufwand: 39,20 Euro statt 56 Euro

Da niemand gern doppelt zahlt, sorgt diese Regelung dafür, dass Mitarbeitende angemessen entschädigt werden, aber keine doppelte Erstattung für Mahlzeiten erhalten, die bereits anderweitig übernommen wurden.

Manchmal dauern Dienstreisen zwar weniger als 24 Stunden, erstrecken sich aber über zwei Kalendertage, zum Beispiel bei späten Rückreisen oder sehr frühen Abfahrten. Je nachdem, ob eine Übernachtung stattfindet oder nicht, gelten unterschiedliche Regelungen für den Verpflegungsmehraufwand.

Beispiel für eine eintägige Reise über zwei Kalendertage ohne Übernachtung

• Entscheidend ist die Gesamtabwesenheitsdauer.

• Wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt, gilt die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro.

• Dabei spielt es keine Rolle, dass die Reise über Mitternacht hinausgeht. Es wird als eine eintägige Reise gewertet.

• Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in fährt um 17:00 Uhr zu einem Kundentermin und kehrt um 2:00 Uhr nachts zurück. Da er bzw. sie insgesamt 9 Stunden unterwegs war, kann er oder sie die kleine Pauschale von 14 Euro geltend machen.

Beispiel für eine eintägige Reise über zwei Kalendertage mit Übernachtung

• In diesem Fall wird die Reise wie eine mehrtägige Geschäftsreise behandelt.

• Der Anreisetag wird mit der kleinen Verpflegungspauschale von 14 Euro angesetzt, unabhängig von der Abwesenheitsdauer.

• Am Abreisetag gibt es ebenfalls die kleine Pauschale von 14 Euro, sofern eine Übernachtung stattgefunden hat.

• Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in reist um 18:00 Uhr zu einer Konferenz, übernachtet im Hotel und fährt am nächsten Morgen um 7:00 Uhr zurück. Da eine Übernachtung erfolgt ist, erhält er oder sie für beide Tage jeweils 14 Euro, also insgesamt 28 Euro.

Die Liste der Verpflegungspauschalen für das Ausland wird jedes Jahr vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und veröffentlicht. In diesem Jahr wurden die Pauschalen für einige Länder angepasst – in manchen Fällen erhöht, in anderen gab es regionale Änderungen innerhalb bestimmter Zielländer.

Besonders in diesen Ländern gab es im Vergleich zum Vorjahr Anpassungen:

Angola, Armenien, Äthiopien, Bangladesch, Benin, Bhutan, Brunei, Costa Rica, Gabun, Ghana, Guatemala, Indien (alle Regionen), Indonesien, Japan (Osaka und übrige Regionen), Kambodscha, Kasachstan, Kolumbien, Demokratische Republik Kongo, Kroatien, Liberia, Malediven, Myanmar, Palau, Polen (alle Regionen), Russische Föderation (alle Regionen), São Tomé – Príncipe, Simbabwe, Singapur, Tadschikistan, Taiwan, Thailand, Türkei (Istanbul, Izmir), Turkmenistan, Uruguay, USA (übrige Regionen), Vietnam, Zypern.

Verpflegungspauschalen 2025

Verpflegungspauschalen 2025 im Ausland

PDF lesen

*inklusive UK, Schweiz und Norwegen

Verpflegungspauschale der vergangenen Jahre

In den Listen des BMF findest du alle Verpflegungspauschale der vergangenen Jahre.

• Verpflegungsmehraufwand 2024

• Verpflegungsmehraufwand 2023

• Verpflegungsmehraufwand 2022

• Verpflegungsmehraufwand 2021

• Verpflegungsmehraufwand 2020

Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Berechnungsgrundlagen wie in Deutschland, allerdings gibt es einige Besonderheiten bei der Pauschalhöhe und der Berücksichtigung von Aufenthaltsorten während der Reise.

Was ist gleich?

• Die Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten bleibt unverändert:

  • Frühstück: -20 % der Tagespauschale

  • Mittag- und Abendessen: jeweils -40 % der Tagespauschale

• Die Kürzungsbeträge basieren immer auf der vollen Tagespauschale – auch wenn nur die kleine Pauschale angesetzt wird.

• Der erste und letzte Reisetag werden als An- bzw. Abreisetag betrachtet.

Was ist anders?

• Die Pauschalen variieren je nach Land. In teuren Ländern wie den USA oder Japan sind die Tagessätze oft deutlich höher als in Deutschland.

• Bei mehrtägigen Reisen mit Aufenthalten in mehreren Ländern gilt für jeden Tag die Pauschale des Landes, in dem sich der Reisende bis spätestens 24:00 Uhr Ortszeit aufgehalten hat.

Welche Pauschale gilt an An- und Abreisetagen?

• Anreisetag: Die Pauschale richtet sich nach dem Land, das vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht wird.

  • Beispiel: Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter fliegt morgens von Deutschland nach Dubai. Falls sie oder er sich um 23:30 Uhr noch am Flughafen in Dubai aufhält, gilt die Pauschale für Dubai.

  • Falls sie oder er hingegen an diesem Tag nur in Deutschland bleibt oder dort übernachtet, gilt die deutsche Pauschale von 14 Euro.

• Abreisetag: Hier gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes, nicht die deutsche Pauschale von 14 Euro.

  • Beispiel: Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin fliegt mittags von Dubai nach Deutschland zurück. Falls er oder sie vor dem Flug noch geschäftliche Termine in Dubai hat, gilt für diesen Tag weiterhin die Pauschale für Dubai.

Beispiel: Geschäftsreise von Deutschland ins Ausland und zurück

Ein:e Mitarbeiter:in reist von Berlin nach New York für einen Geschäftstermin.

• Montag (Anreisetag, Flug nach New York, Ankunft 18:00 Uhr Ortszeit) → Kleine Pauschale für New York: 44 Euro

• Dienstag (voller Tag in New York mit Terminen) → Große Pauschale für New York: 66 Euro

• Mittwoch (Abreisetag, geschäftlicher Termin bis mittags, Rückflug nach Deutschland) → Kleine Pauschale für New York: 44 Euro

Gesamtbetrag für die Reise: 154 Euro

Falls das Hotel Frühstück anbietet, werden pro Tag 20 % (13,20 Euro) abgezogen. Falls das Mittagessen von Kund:innen übernommen wird, reduziert sich die Pauschale um weitere 40 % (26,40 Euro).

Die Reisekostenabrechnung ist für viele Unternehmen ein mühsamer Prozess – sei es das Sammeln von Belegen, das manuelle Eintragen in Excel oder die aufwendige Berechnung von Pauschalen. Doch das ändert sich bald: Candis wird die automatische Berechnung von Reisekosten und Verpflegungspauschalen einführen!

Damit gehören komplizierte Formeln und veraltete Excel-Templates der Vergangenheit an. Alle Verpflegungspauschalen für das In- und Ausland sind direkt hinterlegt, sodass sich der Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnet. Mitarbeitende müssen nur ihre Reisezeiten und eventuelle Mahlzeiten angeben – den Rest erledigt das System.

Bereits verfügbar: digitale Rechnungsverarbeitung und Auslagenerstattung. In Candis können deine Mitarbeitenden bereits jetzt die Auslagenerstattung managen – auch für Bewirtungsbelege. Hierzu laden sie einfach ihre Belege, Quittungen oder Bewirtungsbelege via App oder Desktop hoch, sodass alle Informationen automatisch erfasst werden können. Danach können die Daten geprüft und mit wenigen Klicks freigeben werden. Buchhaltung und Finanzteams behalten den vollen Überblick und Auslagen können in kürzester Zeit erstattet werden.

Von Excel zu „on the go“ – Einfach mobil einreichen

Viele Unternehmen verwalten Reisekosten noch mit Excel-Listen oder Papierformularen. Das bedeutet: Manuelle Eingaben, fehleranfällige Berechnungen und langwierige Abstimmungen mit der Finanzabteilung.

Mit Candis wird die Einreichung von Reisekosten und Verpflegungspauschalen mobil möglich. Mitarbeitende können unterwegs ihre Reisekosten erfassen, Belege direkt in der App hochladen und den Prozess jederzeit zwischenspeichern. Das sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Abrechnung.

Automatische Berechnung aller Pauschalen

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Dauer der Reise und dem Reiseziel ab. Candis berechnet die richtigen Pauschalen automatisch – für Deutschland, die EU und internationale Reisen.

Besonders praktisch:

• An- und Abreisetage werden korrekt berücksichtigt.

• Länderspezifische Verpflegungspauschalen sind hinterlegt.

• Falls eine Mahlzeit gestellt wurde, wird die Kürzung automatisch vorgenommen.