Kilometerpauschale 2024/2025 – Das musst du wissen

Dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug gehören für viele Arbeitnehmer:innen zum Arbeitsalltag – sei es für Kundentermine, Dienstreisen oder Außendiensteinsätze.

Für die Finanzabteilung kann die Abrechnung dieser Fahrten oft aufwendig sein, insbesondere wenn Kilometerstände manuell erfasst oder über Excel-Tabellen dokumentiert werden müssen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig, da Formeln in Tabellen schnell verloren gehen oder aus Versehen abgeändert werden.

In diesem Artikel erfährst du alles über die Kilometerpauschale im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung und wie Finanzteams sie effizient verwalten können.

Viele Unternehmen setzen auf Firmenkreditkarte für Mitarbeiter:innen, um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen und Mitarbeiter:innen zu entlasten, da sie nicht in Vorkasse gehen müssen.

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Wenn Mitarbeitende im Auftrag des Unternehmens auf einer Geschäftsreise oder einem Außentermin sind, können sie Kosten wie den Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Bewirtungskosten sowie die Fahrtkosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet bekommen.

Für die Fahrtkosten gilt dies nicht nur für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Firmenwagen oder Taxis, sondern auch bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug.

Die Kilometerpauschale ist ein festgelegter Betrag pro gefahrenem Kilometer, mit dem dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug erstattet oder steuerlich abgesetzt werden können. Sie gilt ab dem ersten Kilometer und beträgt 2024 und 2025 30 Cent pro Kilometer.

Laut einer Studie von HRworks war im Jahr 2023 das Auto das meistgenutzte Verkehrsmittel für Geschäftsreisen im deutschen Mittelstand – noch vor dem Zug.

Neben der Frage, ob die Fahrt im Innland oder Ausland stattfindet, spielt auch das Verkehrsmittel bei der Berechnung der Kilometerpauschale eine Rolle.

Kilometerpauschale 2020 – 2025

Trotz gestiegener Kosten für Benzin und Fahrzeughaltung wurde die Kilometerpauschale in den vergangenen Jahren nicht angehoben. Die Kilometerpauschale ist in § 9 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Hier eine Übersicht der vergangenen Jahre:

Die Kilometerpauschale sollte nicht mit der Pendlerpauschale verwechselt werden, obwohl diese Verwechslung naheliegt.

Die Pendlerpauschale bezieht sich auf den täglichen Arbeitsweg, den Mitarbeiter:innen auf dem Weg zur Arbeit hinter sich bringen. Die Kilometerpauschale wird hingegen nur bei Geschäftsreisen berechnet.

• Die Pendlerpauschale gilt für den Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

• Die Kilometerpauschale gibt es für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug zu Auswärtstätigkeiten.

Die Pendlerpauschale wird auch Entfernungspauschale oder Fahrtkostenpauschale genannt und gilt für die Fahrt von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte, die Pendler:innen als einfach Strecke im Rahmen der Steuererklärung absetzen können. Hierzu werden keine Belege benötigt.

Im Zuge des Steuerentlastungsgesetzes wurde die Pendlerpauschale ab 2022 erhöht. Nun können Arbeitnehmer:innen ab dem 21. Entfernungskilometer zwischen ihrer Wohnung und ihrem festen Arbeitsplatz statt 0,30 Euro bis 2026 0,38 Euro von der Steuer absetzen.

Für Arbeitnehmer:innen mit geringem Einkommen, die aufgrund ihres Gehalts keine oder nur geringe Steuern zahlen, wurde zusätzlich die Mobilitätsprämie eingeführt. Sie stellt sicher, dass auch Geringverdiener:innen von der Erhöhung der Pendlerpauschale profitieren können. Wer die Voraussetzungen erfüllt, erhält eine Auszahlung in Höhe von 14 Prozent der erhöhten Pauschale, muss diese aber aktiv über die Steuererklärung beantragen. Die Mobilitätsprämie greift also dort, wo die steuerliche Absetzbarkeit allein keine Entlastung bringt.

Angenommen, eine Vertriebsmitarbeiterin fährt mit seinem eigenen Pkw zu einem Kundentermin. Sie startet morgens von seinem Wohnort in München und fährt nach Nürnberg – eine einfache Strecke von 170 Kilometern. Nach dem Termin kehrt sie am selben Tag wieder nach Hause zurück.

Da es sich um eine dienstlich veranlasste Fahrt handelt, kann der Arbeitgeber die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht folgendermaßen aus:

• Gefahrene Strecke: 170 km (Hinweg) + 170 km (Rückweg) = 340 km

• Kilometerpauschale: 340 km × 0,30 Euro = 102 Euro

Die Mitarbeitende erhält also 102 Euro erstattet, ohne dass sie Tankquittungen oder andere Belege einreichen muss.

Nein, die Kilometerpauschale wird nicht automatisch erstattet. Ob und in welcher Höhe Mitarbeitende eine Erstattung erhalten, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber die Fahrtkosten übernimmt.

Arbeitgeber:innen sind nicht verpflichtet, die Kilometerpauschale für Dienstreisen zu erstatten. Viele Unternehmen tun dies jedoch, um Mitarbeitende für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug kostenneutral zu stellen. Wird die Kilometerpauschale erstattet, handelt es sich um eine steuerfreie Zahlung, die nicht als Arbeitslohn gewertet wird.

Wenn das Unternehmen die Erstattung nicht übernimmt, können Arbeitnehmer:innen die angefallenen Fahrtkosten über die Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das bedeutet, dass der Betrag zwar nicht direkt erstattet wird, aber das zu versteuernde Einkommen mindert – was sich je nach Steuerklasse und Einkommen positiv auswirken kann.

Die Abrechnung der Kilometerpauschale ist für Unternehmen oft mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden – besonders dann, wenn Mitarbeitende ihre Fahrten noch manuell in Excel-Tabellen oder auf Papier dokumentieren. Fehlerhafte Einträge, fehlende Kilometerangaben oder uneinheitliche Abrechnungsformate führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu zusätzlicher Arbeit für das Finanzteam.

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Mitarbeitende können ihre gefahrenen Kilometer direkt unterwegs eintragen und mit wenigen Klicks einreichen. Die Buchhaltung sieht alle Abrechnungen in Echtzeit und hat jederzeit den vollen Überblick über Dienstfahrten und erstattete Beträge.