Reisekostenabrechnung – Erklärung & Tipps für 2025

Definition Reisekostenabrechnung:

Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller erstattungsfähigen Kosten, die einem Unternehmen durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, also einer Geschäftsreise seiner Angestellten, entstehen. Diese Kosten werden als Reisekosten bezeichnet.

Was zählt zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen Kosten wie: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Reisekosten werden in der Regel von den reisenden Mitarbeiter:innen ausgelegt und ihnen dann im Rahmen der Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung vom Arbeitgeber zurückerstattet.

Das Sammeln von Belegen auf Reisen ist für Mitarbeitende jedoch oft umständlich. Belege gehen verloren, die Buchhaltung muss fehlenden Rechnungen hinterherrennen und Mitarbeitende warten oft lange auf die Erstattung.

Um das zu vermeiden, setzen viele Unternehmen auf Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen. Diese können personen- und projektbezogen erstellt und mit individuellen Verfügungsrahmen versehen werden, sodass alle Ausgaben direkt an die richtige Kostenstelle gehen. So kann jede Buchung direkt dem richtigen Projekt oder Bereich zugeordnet werden und die Reisekostenabrechnung wird deutlich vereinfacht.

Doch es geht noch besser! Mit einer Reisekosten-Software können Reisekosten effizient und einfach erfasst, gesammelt, geprüft und abgerechnet werden.

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Reisekosten können vom Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden und so den Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei erstattet werden.

Damit das möglich ist, muss ein Unternehmen dem Finanzamt nachweisen, dass es sich bei der Reise tatsächlich um eine Geschäftsreise gehandelt hat. Um das zu beweisen, muss eine übersichtliche Reisekostenabrechnung mit allen Belegen vorliegen.

Nur so können die Kosten, die dem Unternehmen durch die Geschäftsreise anfallen, als Betriebskosten abgesetzt werden.

Ist das Erstellen der Reisekostenabrechnung Pflicht?

Nein, Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Genauso müssen sie ihren Mitarbeitenden die Reisekosten, zum Beispiel Übernachtungspauschalen, nicht zurückerstatten. Wie Unternehmen mit den Reisekosten ihrer Angestellten umgehen, ist in den Reiserichtlinien beschrieben.

Sollten sie die Reisekosten nicht erstatten, können Angestellte diese selbst über die Einkommensteuererklärung als Werbekosten absetzen. Auch hierfür müssen alle entsprechenden Belege eingereicht werden.

Wer muss die Reisekostenabrechnung erstellen?

Die Reisekostenabrechnung wird in der Regel von den Mitarbeitenden erstellt, die die Dienstreise selbst angetreten sind. Dabei kann es sich um Angestellte handeln oder auch um Mitglieder der Geschäftsführung.

Wie genau das abläuft, hängt wieder von den Reiserichtlinien des jeweiligen Unternehmens ab:

Beispiel 1: Reisende erstellen die Reisekostenabrechnung

Wenn Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnung selbst erstellen, müssen sie alle Belege, die während der Reise anfallen, sammeln. Dazu gehören Taxiquittungen, Fahrkarten, Hotelrechnungen, Nachweise zum Verpflegungsmehraufwand etc.

Anschließend muss der oder die Reisende die Reisekostenabrechnung ausfüllen. Das kann in Papierform oder digital über ein Reisekostenmanagement-Tool erfolgen. Die ausgefüllte Abrechnung wird dann mitsamt den Belegen im zuständigen Bereich (zum Beispiel Buchhaltung) eingereicht.

Beispiel 2: Teamleiter:innen oder Vorgesetzte prüfen die Reisekostenabrechnung

In manchen Unternehmen prüfen die Vorgesetzten die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter:innen zunächst auf Richtigkeit und Plausibilität. Hierzu sind sie allerdings auch darauf angewiesen, dass die Reisenden ihnen die ausgefüllte Reisekostenabrechnung mit allen Belegen zur Verfügung stellen. Nach Prüfung geben die Vorgesetzten dann die Abrechnung zur weiteren Bearbeitung frei.

Beispiel 3: Buchhaltung oder Reisekostenstelle prüft die Reisekostenabrechnung

Bevor die Reisekostenabrechnung abgenommen wird, wird sie idealerweise auch durch die Buchhaltung oder ein spezialisiertes Team für Reisekosten geprüft. Für viele Buchhalter:innen und Finanzteams ist dies oft mühsam, da sie den fehlenden Belegen hinterherrennen müssen oder Belege verspätet eingereicht werden.
Mit einer Reisekosten-Software können Mitarbeitende ihre Belege direkt abfotografieren und hochladen. So geht erst gar kein Beleg verloren.

Wenn Mitarbeiter:innen vorübergehend außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes tätig sind, dann befinden sie sich auf einer Dienst- bzw. Geschäftsreise.

Seit 2014 wird der eigentliche Arbeitsplatz im Steuerrecht als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, während Reisen zu anderen Einsatzorten als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten“ gelten.

Damit eine auswärtige Tätigkeit als Geschäftsreise anerkannt werden kann, muss sie außerhalb der Stadtgrenze stattfinden. Termine wie Kundenbesuche innerhalb der Stadtgrenze können nicht als Dienstreise abgerechnet werden.

Hier sind einige Beispiele für typische Anlässe einer Geschäftsreise:

• Kundentermine mit bestehenden oder potenziellen Kund:innen außerhalb der Stadtgrenze.

• Auslandsreisen für internationale Projekte oder Geschäftserweiterungen.

• Außendiensttätigkeiten zum Beispiel im Rahmen von Vertriebs- oder Serviceaufgaben.

• Standortbesichtigungen, Inspektionen oder Meetings in Filialen oder Produktionsstätten.

• Messen, Konferenzen und die Teilnahme an Weiterbildungen oder Networking-Events.

• Schulungen und Workshops zu Trainings- und Fortbildungszwecken.

• Projektarbeit an anderen Unternehmensstandorten oder vor Ort bei Kund:innen.

• Besprechungen und Verhandlungen mit Lieferanten, Partnern oder anderen Stakeholdern.

Generell können die Kosten für eine Geschäftsreise nur dann geltend gemacht werden, wenn die dazugehörigen Belege und Quittungen vorgelegt werden können. Sollte mal ein Beleg verloren gehen, kann im Notfall auch ein Eigenbeleg eingereicht werden.

Diese vier Kostenarten kannst du geltend machen:

1. Fahrtkosten

2. Verpflegungsmehraufwand

3. Übernachtungskosten

4. Reisenebenkosten

1. Fahrtkosten

Kosten für Fahrten mit dem eigenen Pkw, öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis, Bahnfahrten, Flüge oder einem Mietwagen können als Fahrtkosten während einer Dienstreise geltend gemacht werden. Ausnahmen sind Fahrten mit einem Firmenwagen.

Fahrtkosten abrechnen

Wenn Mitarbeitende mit einem Mietwagen oder den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind, reicht es aus, die Fahrkarten und Belege aufzuheben und zusammen mit der Reisekostenabrechnung einzureichen.

Fahrten mit dem privaten Pkw können neben der Kilometerpauschale auch mit einem fahrzeugindividuellen Kilometersatz abgerechnet werden. In beiden Fällen ist es wichtig, die zurückgelegte Strecke nachvollziehbar zu dokumentieren, zum Beispiel in einem Fahrtenbuch.

Kilometerpauschale

Bei Geschäftsreisen mit dem eigenen Pkw wird Mitarbeiter:innen eine Kilometerpauschale erstattet. Die Kilometerpauschale beträgt in Deutschland 2024 und 2025 derzeit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Sie deckt sämtliche Kosten ab wie Kraftstoff, Verschleiß, Wartung und Versicherung. Für Motorräder oder Roller liegt die Pauschale bei 0,20 Euro pro beruflich gefahrenem Kilometer.

Kilometersatz

Das Abrechnen des Kilometersatzes ist aufwendig, kann jedoch unter Umständen ertragreicher sein als die Kilometerpauschale. Um ihn zu berechnen, müssen Reisende die jährlichen Gesamtkosten, die für den privaten Pkw anfallen, addieren und durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen. Die Kosten für beruflich gefahrene Strecken erhalten sie dann anteilig zurück.

2. Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand (auch Verpflegungspauschale) ist eine steuerfreie Pauschale, die Mitarbeiter:innen auf einer Dienstreise für zusätzliche Verpflegungskosten zur Verfügung gestellt wird.

Hintergrund dieser Regelung ist, dass sie sich auf einer Dienstreise nicht so günstig verpflegen können, wie zu Hause, da sie nicht einkaufen und selbst kochen können. Stattdessen sind sie auf Mahlzeiten in Hotels oder Restaurants angewiesen.

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Reisedauer und dem Zielort und ist gesetzlich festgelegt. Innerhalb Deutschlands können Reisende einen Verpflegungsmehraufwand von bis zu 28 Euro pro Tag erhalten.

Verpflegungsmehraufwand abrechnen

Da es sich beim Verpflegungsmehraufwand um eine Pauschale handelt, erfolgt die Abrechnung ohne Beleg. Dafür müssen sich die Arbeitnehmer:innen mindestens 8 Stunden auf der Geschäftsreise befinden.

Pauschalen für Deutschland:

• Ab 8 Stunden: 15 €

• Ab 24 Stunden: 30 €

• Bei mehrtägiger Reise für An- und Abreisetage: 15 €

Bei Reisen außerhalb Deutschlands gelten andere Pauschalbeträge.

3. Übernachtungskosten

Dauert die Dienstreise länger als einen Tag, benötigen Mitarbeitende einen Ort zum Übernachten. Dabei entstehende Kosten zählen zu den Übernachtungskosten. Die Unterbringung erfolgt meistens in Hotels oder Pensionen. Frühstückskosten, die im Übernachtungspreis enthalten sind, müssen von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.

Übernachtungskosten abrechnen

Übernachtungskosten können in voller Höhe abgerechnet werden. Hierfür müssen Reisende alle Rechnungen aufbewahren, mit denen sie die Ausgaben nachweisen können.

4. Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden alle zusätzlichen Ausgaben bezeichnet, die während einer Geschäftsreise entstehen. Dazu zählen zum Beispiel Parkgebühren, Mautkosten, beruflich bedingte Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Kosten für Visum oder Reisepass sowie Trinkgelder.

Laut dem Gesetzgeber gibt es keine formalen Vorgaben für das Aufstellen einer Reisekostenabrechnung. Wichtig ist lediglich, dass alle Belege, Quittungen und Rechnungen für die verauslagten Kosten gesammelt und eingereicht werden.

Im hektischen Arbeitsalltag, besonders auf Reisen, verlieren Mitarbeiter:innen bei der manuellen Auflistung der Reisekosten schnell den Überblick über ihre Belege oder übersehen wichtige Posten. Hier kann es helfen, wenn Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen ein Reisekosten-Formular zur Verfügung stellen.

Es gibt zwar keine formellen Angaben darüber, wie die Reisekostenabrechnung aussehen muss, es ist jedoch genau vorgeschrieben, was darin enthalten sein muss.

Allgemeine Angaben:

• Name des Mitarbeitenden

• Reisedatum bzw. Zeitraum

• Reiseziel

• Zweck der Dienstreise

• Angabe zum Reiseverlauf (Abfahrts- und Rückkehrzeit)

Fahrtkosten:

• Art des Verkehrsmittels

• Kilometerpauschale (bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs)

• Belege für Verkehrsmittel wie Tickets, Rechnungen oder Quittungen

Übernachtungskosten:

• Hotelrechnungen

• Erhaltene Leistungen wie Frühstück, das von der Verpflegungspauschale abgezogen werden muss.

Verpflegungsmehraufwand:

• Reisedauer und Verpflegungspauschalen

• Abzüge für gestellte Mahlzeiten, beispielsweise Frühstück oder Abendessen, bereitgestellt durch Hotel oder Veranstalter.

Bewirtungskosten:

• Bewirtungsbelege mit allen erforderlichen Angaben, wie Anlass der Bewirtung, Namen der Gäste und gezahltes Trinkgeld.

Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage zum kostenlosen Download findest du hier.

Sonstige Kosten:

• Belege für Parkgebühren, Maut, Telefonkosten etc.

Um die Reisekostenabrechnung für Unternehmen, die Buchhaltung, Finanzteams und natürlich die Reisenden effizienter und transparenter zu gestalten, solltest du klare Prozesse etablieren. Diese Best Practices helfen dabei, Unklarheiten zu vermeiden und den gesamten Ablauf zu optimieren.

1. Erstelle eine transparente Reisekostenrichtlinie

Eine gut strukturierte Reisekostenrichtlinie ist besonders für Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen essenziell. Dabei kann dein Unternehmen selbst festlegen, welche Regelungen enthalten sind – gesetzliche Vorgaben gibt es nicht.

Damit die Richtlinie wirklich hilfreich ist, sollte sie nur relevante und praxisnahe Informationen enthalten, wie zum Beispiel:

• Wie müssen Reisekosten eingereicht werden? Elektronisch oder auf Papier?

• Welche Pflichtangaben gehören auf die Reisekostenabrechnung?

• Fristen: Bis wann nach der Reise müssen Belege eingereicht werden?

Ein klar definierter Prozess stellt sicher, dass Reisekosten vollständig und vor allem zeitnah eingereicht werden – das beschleunigt die Abrechnung und Rückerstattung.

Neben den Einreichungsprozessen sollten Reiserichtlinien auch allgemeine Regelungen enthalten, zum Beispiel:

• Voraussetzungen für Geschäftsreisen: Wann und unter welchen Bedingungen sind Reisen notwendig?

• Wer darf reisen und zu welchen Anlässen?

• Welche Kosten werden erstattet und welche nicht?

Viele Unternehmen legen zudem fest, mit welchen Airlines geflogen werden darf, erlaubten Hotelkategorien oder ob Bahnfahrten in der 1. Klasse erlaubt sind. Allerdings ist es oft sinnvoller, den Mitarbeitenden Vertrauen entgegenzubringen und ihnen mehr Entscheidungsfreiheit zu lassen.

Ein Beispiel: Ein Sales-Mitarbeitender, der einen Vertragsabschluss über 200.000 € verhandelt, sollte selbst entscheiden können, ob sich eine bequemere Anreise in der 1. Klasse lohnt. Anstatt solche Detailvorgaben in die Richtlinie aufzunehmen, solltest du dich lieber auf die wirklich wichtigen Aspekte konzentrieren. Das schafft Vertrauen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden und fördert eine effiziente Abwicklung der Reisekosten.

2. Nutze Firmenkreditkarten für reisende Mitarbeiter:innen

Firmenkreditkarten erleichtern die Abwicklung von Reisekosten und bieten Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben. Anstatt dass Mitarbeitende in Vorleistung gehen müssen, können sie geschäftliche Zahlungen direkt über eine physische oder virtuelle Firmenkreditkarte tätigen. Dies reduziert den administrativen Aufwand sowohl für die Reisenden als auch für die Buchhaltung und sorgt für eine schnellere Erstattung.

Virtuelle Firmenkreditkarten sind besonders effizient, da sie flexibel erstellt, individuell zugewiesen und mit festen Limits versehen werden können. Zudem bieten sie höhere Sicherheit, da keine physische Karte verloren gehen oder von mehreren Personen genutzt werden kann. Unternehmen behalten den vollen Überblick über alle Transaktionen in Echtzeit, wodurch Spesenbetrug verhindert und eine automatisierte Belegverwaltung ermöglicht wird.

Mitarbeitende müssen kein eigenes Geld auslegen, die Buchhaltung profitiert von einer zentralen Erfassung aller Transaktionen, und Belege lassen sich direkt mit der Reisekostenabrechnung verknüpfen.

Vorteile von Candis Visa Firmenkreditkarten:

• Kein Warten auf Kreditkartenabrechnungen – Transaktionen sind sofort einsehbar

• Individuelle Limits für einzelne Kreditkarten zur besseren Budgetkontrolle

• Keine Fremdwährungsgebühren – Zahlungen im In- und Ausland ohne zusätzliche Kosten

• Flexible Nutzung – Auch einfach mit Google Pay und Apple Pay bezahlen

3. Setze auf eine Software für Reisekostenabrechnung

Die klassische Reisekostenabrechnung ist oft umständlich: Belege gehen verloren, Excel-Listen müssen händisch gepflegt werden, und Mitarbeitende verbringen unnötig viel Zeit mit komplizierten Einreichungsprozessen. In vielen Unternehmen gibt es Parallelprozesse für Auslagen und Reisekosten, was zu Chaos und ineffizienten Abläufen führt. Oft fehlt der Überblick über Rechnungen und Ausgaben, und manuelle Fehler schleichen sich leicht ein – vor allem, wenn Mitarbeitende nur selten Reisekosten einreichen.

Schon bald bietet Candis eine einheitliche Lösung für Rechnungsverarbeitung, Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung – alles an einem Ort. Mitarbeitende können dann ihre Belege direkt unterwegs abfotografieren und einreichen, ohne sich in separate Systeme einarbeiten zu müssen. Die automatische Berechnung der aktuellen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand stellt sicher, dass Abrechnungen immer korrekt sind und keine manuellen Fehler entstehen.

Durch die nahtlose Integration in bestehende Prozesse wird das Einreichen von Reisekosten für alle Beteiligten einfacher und schneller. Die Buchhaltung hat jederzeit volle Transparenz über alle Auslagen, und Mitarbeitende erhalten ihre Erstattungen zügig und ohne unnötiges Ping-Pong.

Mit Candis müssen Unternehmen bald nicht länger zwischen verschiedenen Tools jonglieren. Rechnungen, Auslagen und Reisekosten werden zentral verarbeitet, wodurch manuelle Arbeit entfällt und der gesamte Prozess nutzerfreundlicher und effizienter wird. Statt komplizierter Excel-Tabellen oder separater Reisekosten-Tools gibt es mit Candis einen einzigen, klaren und schnellen Workflow – für eine stressfreie Reisekostenabrechnung.