Vorsteuer – Umsatzsteuer für Waren und Dienstleistungen

Der Begriff Vorsteuer bezeichnet die Umsatzsteuer, die Unternehmen für Waren und Dienstleistungen zahlen. Als Unternehmer:in bist du dazu verpflichtet die Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Da du aber bereits selbst für Waren und Dienstleistungen die Umsatzsteuer entrichtest, kannst du den bereits gezahlten Betrag mit deiner Umsatzsteuerschuld verrechnen.

Jedes Unternehmen, das Umsatzsteuern erhebt und damit auch an das Finanzamt abführt, kann seine auf Dienstleistungen und Waren gezahlten Steuern als Vorsteuer abziehen. Kleinunternehmer:innen, die für ihre Leistungen keine Umsatzsteuer einnehmen, sind damit auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Abzug der Vorsteuer: So geht’s!

Um die Vorsteuerabzug abzuziehen, berechnest du, wie hoch die Steuern sind, die du für gekaufte Waren und in Anspruch genommene Dienstleistungen gezahlt hast. Die Steuerschuld, die du gegenüber dem Finanzamt begleichen musst, berechnest du selbst. Sie entspricht der Umsatzsteuer, die du mit dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen eingenommen hast. Anschließend ziehst du den Betrag, den du bereits an Steuern gezahlt hast, von deiner Steuerschuld ab.

Alle Daten werden in die Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen und elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Das geht beispielsweise über Elster. Wichtig ist, dass dir die Rechnungen für alle Einkäufe und Dienstleistungen vollständig vorliegen. Diese müssen bei einer Wirtschafts- oder Steuerprüfung vorgelegt werden können. Fehlen auf einer Rechnung Daten, kann das Finanzamt die abgezogene Vorsteuer zurückverlangen.

Der pauschale Abzug der Vorsteuer

Unternehmen, die im Vorjahr nicht mehr als 61.356 Euro umgesetzt haben, dürfen die Vorsteuer auch pauschal abziehen. Damit sparst du oft eine Menge Verwaltungsaufwand, da die gezahlten Steuern nicht einzeln zusammengerechnet werden müssen.

Allerdings solltest du vor dem pauschalen Vorsteuerabzug abwägen, ob sich die Entlastung der Verwaltung wirklich lohnt oder ob du mehr Steuern sparen würdest, wenn du die Vorsteuer einzeln abziehst. Denn wie viel Vorsteuer du abziehen darfst, richtet sich hier nach einer Tabelle, die einen festen Satz für den jeweiligen Berufsstand vorschreibt. Wer nur geringe Ausgaben hat, kann davon profitieren. Wer hohe Ausgaben und wenige eigene Verkäufe verzeichnet, zahlt allerdings häufig mehr Steuern als vorgeschrieben.

Vorsteuer: Was ist absetzbar?

Unternehmen, die die Vorsteuer abziehen können, sollten genau wissen, welche Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gelten. Es dürfen ausschließlich die Vorsteuern für Waren abgezogen werden, welche für das Unternehmen gekauft wurden. Das gilt auch bei Dienstleistungen. Du kannst also die Steuern für Rohstoffe, Produktionsmaschinen oder etwa den Ausbau Ihrer Büroräume als Vorsteuer von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen.

Nicht abziehen darfst du die Steuern für deine privaten Einkäufe. Auch wenn du im Großmarkt mit der Kundenkarte des Unternehmens shoppst – Steuern für Geschenkpapier, Lebensmittel und Co. darfst du nicht abziehen. Das gilt auch für Einkommensteuern und andere Personensteuern und Geldstrafen für Strafverfahren. Kaufst du Geschenke für Mitarbeiter:innen oder Geschäftspartner:innen werden die Kosten auch nicht als Aufwendungen im Sinne des Unternehmens anerkannt. Der Vorsteuerabzug ist nicht möglich.

Fälligkeit der Vorsteuer

Die Vorsteuer wird monatlich oder quartalsweise fällig und muss immer mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgeführt werden.

Ob die Voranmeldung monatlich oder quartalsweise erfolgt, wird aufgrund der Umsatzsteuerschuld des Vorjahres festgelegt. Zahlte das Unternehmen im Vorjahr bis zu 1.000 Euro Umsatzsteuer, wird die Steuer einfach jährlich entrichtet und eine Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht nötig.

Wurden im Vorjahr zwischen 1.001 und 7.500 Euro gezahlt, wird die Umsatzsteuervoranmeldung einmal im Quartal an das Finanzamt versendet. In diesem Fall sind die Stichtage der 10. Februar, 10. Mai, 10. August und 10. November. Handelt es sich nicht um einen Werktag, verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Die Voranmeldung muss monatlich erfolgen, wenn Ihr Unternehmen im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer entrichten musste. In diesem Fall musst du die Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt einreichen und auch zu diesem Stichtag die Zahlung entrichten.

Sinn der Vorsteuer

Die Vorsteuer sorgt für eine Menge bürokratischen Aufwand, hat aber durchaus einen Sinn. Denn sie bewahrt dich vor doppelter Steuerbelastung. Sonst würdest du als Unternehmen einmal die Steuern beim Einkauf zahlen und zusätzlich noch die Steuern aus Ihren Verkäufen an das Finanzamt abführen. Der Fiskus würde an Ihnen also doppelt verdienen.

Besonders Gründer:innen, die im ersten Jahr eine deutlich höhere Vorsteuer zahlen, als sie Umsatzsteuern einnehmen, können davon profitieren. Sie bekommen nicht selten Umsatzsteuern zurückerstattet.

Vorsteuer oder Umsatzsteuer – eine indirekte Steuer

Bei der Vorsteuer handelt es sich um eine indirekte Steuer. Sie wird immer von Kund:innen gezahlt, allerdings nicht direkt an das Finanzamt. Kund:innen zahlen sie als Mehrwertsteuer an ein Unternehmen. Das Unternehmen ist quasi vom Finanzamt beauftragt und sammelt die Steuer für den Fiskus ein. Anschließend muss das Unternehmen die Steuer an das Amt abführen. Dabei gehört das Geld niemals dem Unternehmen, denn es ist nur ein Mittelsmann.

Buchung der Vorsteuer in der Bilanz

Die Vorsteuer muss von der Buchhaltung bilanziert werden. Dabei ist sie ein kostenneutraler Posten, da sie, wie oben beschrieben, nur eine indirekte Steuer ist. Sie gehört deshalb auch zu den durchlaufenden Posten. Sie wird dabei immer im Soll gebucht und die Umsatzsteuer im Haben. Bei Gutschriften und Skonti ist die Buchung genau andersherum.