Spesenabrechnung 2025: Abrechnung, Tipps & Rechtslage für Spesen in Deutschland

Ob Kundentermine, Messen oder Außeneinsätze – wer beruflich unterwegs ist, kommt um Spesen selten herum. Fahrtkosten, Hotelübernachtungen oder ein schnelles Abendessen auf Dienstreise: Häufig zahlen Mitarbeiter:innen diese Ausgaben erstmal aus eigener Tasche und reichen sie später zur Erstattung ein.

Das Problem? Die klassische Spesenabrechnung ist oft umständlich, zeitaufwendig und sorgt für Frust – bei Mitarbeitenden genauso wie im Finance-Team.

Dabei geht’s auch einfacher: In diesem Artikel zeigen wir, was genau unter Spesen fällt, wie die Erstattung normalerweise abläuft und warum moderne Lösungen wie Firmenkreditkarten die Abrechnung deutlich entspannter machen.

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Exkurs: Was sind Spesen?

Die “Spesen” umfassen alle Kosten, die Reisenden auf einer Dienstreise anfallen.

Die meisten kennen den Spruch „Außer Spesen nichts gewesen“ der verwendet wird, wenn bei einer Geschäftsreise außer den Unkosten nichts herausgekommen ist.

Der Begriff leitet sich aus dem italienischen Wort spese und dem Plural spesa ab was „Aufwand“ bedeutet. Damit geht der Begriff auch auf das lateinische Wort expensa, „Speise“, zurück.

Spesen sind ein Oberbegriff für Reisekosten wie Verpflegungs-, Unterkunfts- und Fahrtkosten. Abgerechnet werden sie über eine Spesenabrechnung, oft auch Reisekostenabrechnung oder Auslagenerstattung genannt.

In der Spesenabrechnung bekommen Mitarbeiter:innen alle Kosten zurückerstattet, für die sie während der Dienstreise in Vorkasse getreten sind.

Als Dienst- oder Geschäftsreise gilt jede Tätigkeit außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes, der seit 2014 als „erste Tätigkeitsstätte“ definiert wird. Die Reisen zu anderen Einsatzorten gilt somit als „auswärtige Tätigkeit“.

Je nach Dauer der Geschäftsreise gelten unterschiedliche Spesensätze, die als kleine und große Spesenpauschalen bezeichnet werden, siehe unten.

Diese Kosten können über die Spesenabrechnung erstattet werden

Typische Spesen sind:

• Verpflegungsmehraufwand: also Essen und Getränke, die unterwegs zusätzlich anfallen und oft teurer sind als die Verpflegung zu Hause.

• Fahrtkosten: Bahn, Flugzeug, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel sowie die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug.

• Übernachtungskosten: Hotel, Pension oder Ferienwohnung

• Reisenebenkosten: z. B. Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, Maut, WLAN, Telefonate oder Porto.

Leider nimmt das oft viel Zeit in Anspruch, da Mitarbeiter erst ihre Belege einreichen müssen, die dann von der Buchhaltung aufwendig geprüft, freigegeben und dann erstattet werden.

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Die kleine Spesenpauschale

Diese gilt bei beruflich bedingten Reisen zwischen 8 und 24 Stunden sowie bei An- und Abreisetagen bei längeren Dienstreisen. Die kleine Spesenpauschale beträgt aktuell 14 Euro pro Tag (Stand 2025).

Die große Spesenpauschale

Sie greift bei Dienstreisen mit einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden. Der Pauschalbetrag liegt derzeit bei 28 Euro pro Tag. Reine Übernachtungskosten werden separat mit pauschal 20 Euro pro Nacht angesetzt – oder gegen Vorlage des Hotelbelegs in tatsächlicher Höhe erstattet.

Die Spesenabrechnung unterliegt laufend rechtlichen und steuerlichen Anpassungen. Für das Jahr 2025 gelten weiterhin die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Verpflegungspauschalen – mit einer kleinen, aber wichtigen Änderung:

• Die kleine Verpflegungspauschale bei Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden beträgt jetzt 14 € (unverändert gegenüber 2024).

• Die große Pauschale bei ganztägiger Abwesenheit bleibt bei 28 €.

• Die Pauschale für Übernachtungen ohne Beleg liegt weiterhin bei 20 € pro Nacht.

Wichtig: Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich angepasst werden. Die aktuelle Liste findest du auf der Website des Bundesfinanzministeriums.

Verpflegungspauschalen 2025

Verpflegungspauschalen 2025 im Ausland

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Es lohnt sich, interne Reisekostenrichtlinien regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf anzupassen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende und das Finance-Team mit den aktuellen Werten arbeiten.

Damit Spesen korrekt und zügig erstattet werden können, müssen bei der Abrechnung bestimmte Vorgaben eingehalten werden – sowohl aus unternehmensinterner als auch aus steuerlicher Sicht.

Fristen bei der Spesenabrechnung

Damit Spesen korrekt verbucht und rechtzeitig erstattet werden können, sollten sie möglichst zeitnah nach der Dienstreise eingereicht werden – idealerweise innerhalb von 7 bis 14 Tagen. Als Finance-Team empfehlen wir klare interne Fristen, z. B. 10 Werktage nach Reiseende, um Buchungsrückstände und Rückfragen zu vermeiden.

Wer darf Spesen abrechnen?

Grundsätzlich dürfen alle Mitarbeitenden Spesen abrechnen, wenn sie dienstlich veranlasst unterwegs sind – zum Beispiel bei Kundenterminen, Messen oder Schulungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte.

Als Finance-Team prüfen wir dabei, ob die Reise und die Ausgaben geschäftlich begründet und ordnungsgemäß dokumentiert sind. Wichtig: Die Abrechnung muss immer vollständig und fristgerecht erfolgen – idealerweise mit Belegen und Angaben zum Reisezweck.

Steuer-Fakten rund um Spesen

Für die korrekte Spesenabrechnung gelten bestimmte steuerliche Vorgaben, die regelmäßig vom Bundesfinanzministerium aktualisiert werden:

• Verpflegungsmehraufwand darf nur in Form von Pauschalen abgerechnet werden – aktuell 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei 24 Stunden.

• Übernachtungskosten können mit tatsächlichem Beleg oder pauschal (20 €) angesetzt werden – je nach interner Richtlinie.

• Kosten müssen beruflich veranlasst sein und dürfen nicht zusätzlich erstattet oder doppelt abgerechnet werden (z. B. wenn ein Hotel bereits Frühstück enthält, reduziert sich die Pauschale).

Außerdem wichtig: Spesen, die nicht korrekt abgerechnet oder belegt sind, können vom Finanzamt als geldwerter Vorteil gewertet und damit steuerpflichtig werden. Eine saubere Dokumentation schützt also nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Mitarbeitenden.

• Reicht eine Arbeitnehmer:in keine Spesenabrechnung ein, gilt, dass Kosten müssen dann nicht erstattet werden.

• problematisch sind überhöhte oder falsche Spesenabrechnungen und können ein Grund für eine fristlose Kündigung sein.

• Meist stellen Unternehmen vorgefertigte Formulare oder Excel-Tabellen vor

• Mitarbeiter:innen füllen das Formular aus, unterschreiben es und belegen die entstandenen Kosten anhand von gesammelten Quittungen oder Rechnungen.

• Spesenabrechnung ist entscheidend, dass mit ihr alle Belege wie Quittungen und Rechnungen eingereicht werden.

Spesenabrechnung erstellen: So geht`s

Damit die Abrechnung reibungslos klappt, sollten Mitarbeitende und Finance-Team einen klaren Prozess haben. Die folgenden Schritte helfen dabei, Spesen korrekt, vollständig und nachvollziehbar zu erfassen.

1. Reisebudgets und Richtlinien festlegen

Eine solide Reisekostenrichtlinie schafft Klarheit: Sie definiert Budgets, Fristen und den Umgang mit Spesen – zum Beispiel, ob Übernachtungen pauschal oder nach tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und die Reiseplanung wird effizienter.

Viele Unternehmen setzen zudem auf Vertrauen und überlassen es den Mitarbeitenden, selbst eine angemessene Hotelkategorie zu wählen – innerhalb eines vereinbarten Rahmens.

2. Belege sammeln und zuordnen

Für alle Ausgaben gilt: Belege aufbewahren – idealerweise direkt unterwegs digitalisieren, z. B. mit der Candis App. Die Belege sollten den vier klassischen Reisekostenkategorien zugeordnet werden:

• Fahrtkosten

• Übernachtungskosten

• Verpflegungsmehraufwand

• Sonstige Kosten (z. B. Parkgebühren, Maut, Telefon)

Hinweis: Für Trinkgelder gibt es keine Belegpflicht. Hier kann ein Eigenbeleg erstellt und der Restaurantrechnung beigefügt werden – bei Bewirtungen sollte ein vollständiger Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmer:innen vorliegen.

3. Spesenformular ausfüllen

Die Spesenabrechnung sollte alle relevanten Informationen enthalten. Dazu gehören:

Allgemeine Angaben:

• Name des Mitarbeitenden

• Reisedatum bzw. Reisezeitraum

• Reiseziel

• Zweck der Dienstreise

• Abfahrts- und Rückkehrzeit

Fahrtkosten:

• Verkehrsmittel

• Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs: Kilometerangabe und Pauschale

• Belege für Tickets oder Quittungen

Übernachtungskosten:

• Hotelrechnungen

• Angabe, ob Leistungen wie Frühstück enthalten waren (wird von der Verpflegungspauschale abgezogen)

Verpflegungsmehraufwand:

• Reisedauer und geltende Pauschalen

• Abzüge für gestellte Mahlzeiten

Bewirtungskosten:

• Anlass der Bewirtung, Namen der Gäste, Ort, Datum

• Bewirtungsbeleg inkl. Trinkgeld (ggf. mit Eigenbeleg)

Sonstige Kosten:

• Belege für Parkgebühren, Maut, Telefonkosten etc.

4. Einreichen der Spesenabrechnung

Ist das Spesenformular vollständig ausgefüllt und alle Belege sind beigefügt, kann die Abrechnung zur Prüfung im Finance-Team eingereicht werden – idealerweise digital, um Zeit und Papier zu sparen.

5. Prüfung und Erstattung

Nach der Prüfung durch das Finance-Team erfolgt die Erstattung an die Mitarbeitenden. Bei digitalen Tools wie Candis läuft dieser Schritt besonders effizient – mit automatisierter Prüfung, integrierter Belegerfassung und klarer Freigabeübersicht.

6. Spesen von der Steuer absetzen

Spesen sind für Unternehmen in der Regel steuerlich absetzbar, sofern sie ordnungsgemäß dokumentiert und nachgewiesen werden. Für Mitarbeitende gelten steuerfreie Pauschalen – wichtig ist, dass alle Regelungen eingehalten werden, damit es bei Betriebsprüfungen keine Beanstandungen gibt.

Bei der Spesenabrechnung wird zwischen Pauschalen und tatsächlich entstandenen Kosten unterschieden. Entscheidend ist, welche Art von Kosten abgerechnet wird und was in der internen Reisekostenrichtlinie festgelegt ist. Für bestimmte Ausgaben – etwa Verpflegung – erlaubt der Gesetzgeber nur die Abrechnung über feste Pauschalen. Andere Kosten – wie z. B. Fahrt oder Übernachtung – können entweder pauschal oder nach Beleg abgerechnet werden.

Abrechnung anhand von Pauschalen

Pauschalen vereinfachen die Spesenabrechnung erheblich. Für Verpflegungsmehraufwand und teilweise Übernachtungskosten gelten gesetzlich definierte Sätze, die jährlich vom Bundesfinanzministerium angepasst werden.

Beispiel:

• 28 € pro Tag bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden

• 14 € bei mehr als 8 Stunden

• Für Übernachtungen kann eine Pauschale von 20 € angesetzt werden – sofern keine Hotelrechnung vorliegt

Pauschalen bieten Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende: Weniger Belege, weniger Aufwand, steuerlich klar geregelt.

Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug beträgt die Kilometerpauschale 0,30 Euro für Pkws und 0,20 Euro für Motorrad oder Moped.

Abrechnung anhand der tatsächlich entstandenen Kosten

Alternativ können Spesen auch nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden – insbesondere bei Fahrten, Übernachtungen und sonstigen Reisekosten. Hierbei müssen alle Ausgaben durch Belege wie Rechnungen oder Quittungen nachgewiesen werden.

Diese Methode ist genauer, bedeutet aber auch mehr Aufwand – sowohl für Mitarbeitende beim Sammeln der Belege als auch für das Finance-Team bei der Prüfung. In vielen Unternehmen ist es üblich, zwischen Pauschalen und tatsächlichen Kosten zu kombinieren – je nach Ausgabenkategorie.

Best Practices für das Finance-Team – Spesen effizient managen

• Klare Richtlinien formulieren: Definiert Budgets, Fristen und Regelungen für Pauschalen und Belege schriftlich und gut auffindbar.

• Digitale Einreichung bevorzugen: Nutzt eine Software wie Candis, um Belege direkt unterwegs erfassen und prüfen zu lassen – das spart Zeit und reduziert Fehler.

• Belegprüfung standardisieren: Legt interne Checklisten fest, z. B. für die Vollständigkeit von Bewirtungsbelegen und den Umgang mit fehlenden Angaben.

• Transparenz schaffen: Kommuniziert Anforderungen regelmäßig an das Team – z. B. im Intranet oder bei Onboardings.

• Rechtliche Rahmenbedingungen im Blick behalten: Passt eure Richtlinien an aktuelle gesetzliche Änderungen an, etwa bei Pauschalen oder Abgabefristen.

• Frühzeitig prüfen: Spesen möglichst zeitnah zum Monatsabschluss prüfen und verbuchen – so bleibt die Buchhaltung aktuell und sauber.

Nicht jede Reise ist gleich – und entsprechend gibt es bei der Spesenabrechnung einige Besonderheiten, die das Finance-Team kennen und berücksichtigen sollte:

Gestellte Mahlzeiten

Wenn Mitarbeitenden auf Dienstreise Mahlzeiten gestellt werden – etwa durch das Hotel oder bei einer Veranstaltung – müssen diese vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden.
Die gesetzlich festgelegten Kürzungssätze (Stand 2025):

• Frühstück: 20 % der Tagespauschale (5,60 € bei 28 €)

• Mittag- oder Abendessen: je 40 % der Tagespauschale (11,20 €)

Bewirtungskosten

Bei geschäftlichen Essen ist ein vollständiger Bewirtungsbeleg erforderlich, inkl. Anlass, Ort, Teilnehmenden und Höhe des Trinkgelds. Trinkgelder können mit einem Eigenbeleg ergänzt werden.

Dienstreisen ins Ausland

Bei Auslandsreisen gelten abweichende Verpflegungspauschalen je nach Land und Stadt – diese werden ebenfalls jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Auch Übernachtungspauschalen können abweichen.

Privatanteile & Verlängerung von Reisen

Wenn Mitarbeitende eine Dienstreise privat verlängern oder mit Urlaub kombinieren, dürfen nur die dienstlich veranlassten Kosten abgerechnet werden. Der private Anteil muss klar getrennt und dokumentiert sein.

Mitarbeiterin: Anna Müller
Reisezweck: Kundentermin in Frankfurt
Erste Tätigkeitsstätte: München
Reisezeitraum: 14. – 15. Mai 2025
Abwesenheit: 2 Tage (Start: 08:00 Uhr am 14.05., Rückkehr: 19:00 Uhr am 15.05.)

Spesenübersicht

Gesamtbetrag zur Erstattung: 314,40 €

* Hinweis: 28 € Tagespauschale – 20 % Kürzung für Frühstück = 22,40 €

Auch kleine Fehler in der Spesenabrechnung können den Prozess verzögern oder zu steuerlichen Problemen führen. Diese Punkte sollten deshalb unbedingt vermieden werden:

• Unvollständige oder fehlende Belege: Ohne Nachweise kann keine ordnungsgemäße Erstattung erfolgen. Ausnahme: Trinkgelder mit Eigenbeleg.

• Falsche oder unklare Angaben: Fehlende Reisezwecke, ungenaue Zeitangaben oder nicht zuordenbare Belege führen zu Rückfragen.

• Nicht berücksichtigte Kürzungen: Wenn gestellte Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück) nicht von der Verpflegungspauschale abgezogen werden, droht eine steuerliche Nachverrechnung.

• Verpasste Fristen: Späte Einreichung sorgt für unnötige Abstimmungsaufwände und erschwert den Monatsabschluss.

• Vermischung von privaten und dienstlichen Ausgaben: Kosten müssen eindeutig trennbar und der Dienstreise zuzuordnen sein.

Ein klarer Prozess, digitale Tools und eine verständliche Reisekostenrichtlinie helfen dabei, diese Fehler zu vermeiden – und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Finance-Team.

Wer Spesen effizient abrechnen will, braucht klare Regeln, aktuelle Pauschalen – und ein Tool, das den Aufwand reduziert.

Mit einer modernen Lösung wie Candis lassen sich Belege unterwegs erfassen, Spesensätze automatisch anwenden und Abrechnungen digital verwalten – für Mitarbeitende genauso wie fürs Finance-Team.

Unsere wichtigsten Tipps im Überblick:

• Spesen zeitnah und vollständig einreichen

• Verpflegungspauschalen korrekt anwenden und ggf. kürzen

• Belege vollständig dokumentieren – Eigenbelege bei Trinkgeld nicht vergessen

• Digitale Prozesse etablieren, um manuelle Fehler und Verzögerungen zu vermeiden