Die Übernachtungspauschale in Kürze
Die Übernachtungspauschale, ist ein fester steuerfreier Betrag, den Unternehmen Mitarbeitenden zahlen, wenn diese auf Geschäftsreisen auswärts übernachten.
In Deutschland liegt die steuerfreie Übernachtungspauschale 2025 bei 20 Euro pro Nacht für eine Reise von mindestens 24 Stunden.
Da bei der Übernachtungspauschale ein festgelegter Pauschalbetrag erstattet wird, reduziert sich der administrative Aufwand bei der Reisekostenabrechnung deutlich.
Mit einer Software für Reisekosten und Auslagenerstattungen kannst du die Berechnung aller Reisekosten automatisieren, da Pauschalen bereits digital hinterlegt sind und automatisch berücksichtigt werden.
Jedes Jahr schicken tausende Unternehmen ihr Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreise. In 2023 wurden in Deutschland allein rund 117 Millionen Geschäftsreisen von Mitarbeitenden deutscher Unternehmen durchgeführt. Dabei betrug die durchschnittliche Dauer einer Geschäftsreise 2023 etwa 5,8 Tage – das entspricht etwa 4 bis 5 Übernachtungen pro Reise.
Die Gründe für Dienstreisen können ganz unterschiedlich sein, von Konferenzen, Messen und Kongressen bis hin zu Kundenterminen, Besuchen in Produktionsstätten oder bei Zulieferern. Je nachdem, wohin die Reise geht, verursacht eine Übernachtung unterschiedlich hohe Kosten. Diese sogenannten Übernachtungskosten werden Arbeitnehmer:innen als Pauschalbetrag von ihren Arbeitgeber:innen zurückerstattet.
In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Übernachtungspauschale in verschiedenen Ländern wissen musst und was dein Unternehmen diesbezüglich bei der Steuer und Reisekostenabrechnung beachten muss.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale, auch Hotel- oder Unterkunftspauschale, ist ein fester steuerfreier Betrag, den Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeitenden zahlen können, wenn diese im Rahmen einer Geschäftsreise auswärts übernachten.
Dieser Pauschalbetrag wird pro Übernachtung ausgezahlt und variiert in der Höhe je nach Reiseland im Zusammenhang mit den jeweiligen Lebenshaltungskosten. Die Höhe der Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen für das Ausland angepasst.
Die Übernachtungspauschale wird nach der Reise im Rahmen der Reisekostenabrechnung mit anderen typischen Reisekosten wie Verpflegungs- und Kilometerpauschale sowie den Reisenebenkosten abgerechnet und kann dann erstattet werden.
Durch den Pauschalbetrag soll die Reisekostenabrechnung für Unternehmen und Reisende zwar erheblich erleichtert werden, allerdings ist die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht in Deutschland viel zu niedrig, um die durchschnittlichen Hotelkosten zu decken.
Da sich die Pauschalen je nach Reiseland unterscheiden, kann die Buchhaltung dabei schnell den Überblick verlieren. Oft müssen Finanzteams die Pauschalen jährlich manuell neu erfassen und sie dann in Excel-Tabellen für die Reisekostenabrechnung hinterlegen. Füllen Mitarbeitenden nach der Reise dann diese Tabellen ausfüllen, unterlaufen ihnen häufig kleine Fehler, mit schwerwiegenden Konsequenzen – die hinterlegten Formeln gehen verloren oder werden gelöscht und schon ist die Tabelle dahin und der ganze Prozess dauert lange.
Mit einer Reisekosten-Software kannst du die Berechnung aller Reisekosten und Auslagenerstattung automatisieren. In der Software sind alle Pauschalen wie Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale und Übernachtungspauschale digital hinterlegt und können so automatisch berechnet werden.
Unser Tipp vorweg: Setze auf Firmenkreditkarten, um deine Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen zu entlasten, da sie nicht in Vorkasse gehen müssen.
Reisekostenabrechnung mit der Übernachtungspauschale
Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Geschäftsreisen schicken, übernehmen in der Regel auch die Übernachtungskosten. Können keine Hotelrechnungen vorgelegt werden, dürfen Arbeitgeber:innen alternativ eine Übernachtungspauschale steuerfrei erstatten.
Diese Pauschale vereinfacht die Reisekostenabrechnung erheblich, da sie ohne Belegnachweis ausgezahlt werden kann. Bei Auslandsreisen wird es jedoch etwas komplexer: Die Pauschbeträge unterscheiden sich je nach Reiseland und werden jährlich vom Bundesfinanzministerium angepasst.
Erfolgt die Reisekostenabrechnung im Unternehmen noch über Excel-Tabellen, müssen Finanzteams die aktuellen Pauschalen jedes Jahr manuell einpflegen. Wenn Mitarbeitende nach der Reise diese Tabellen ausfüllen, passieren dabei häufig Fehler – etwa wenn hinterlegte Formeln versehentlich gelöscht oder überschrieben werden.
Eine digitale Lösung für Reisekosten und Auslagenerstattung kann hier spürbar entlasten: Sämtliche Pauschalen sind automatisch hinterlegt, und Mitarbeitende müssen nur noch Reisedatum und Zielort eingeben – die Software berechnet den Erstattungsbetrag automatisch.
Auch wenn euer Unternehmen die tatsächlichen Reise- und Übernachtungskosten gegen Beleg erstattet, bietet eine Software klare Vorteile: Belege lassen sich direkt unterwegs per App fotografieren und einreichen, wodurch der gesamte Abrechnungsprozess deutlich schneller und fehlerfreier wird.
Wer zahlt die Übernachtungspauschale und Reisekosten?
Dein Unternehmen ist nicht gesetzlich dazu verpflichtet, euren Mitarbeiter:innen, Spesen in Form der Übernachtungspauschale auszuzahlen. Die meisten Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden auf Reisen schicken, erstatten die Kosten jedoch zurück.
Alternativ können sich Arbeitgebende und Arbeitnehmende auch auf individueller Basis auf einen Wert unabhängig von der Übernachtungspauschale einigen, der dann für eine Übernachtung während einer Dienstreise ausgezahlt wird.
Wir empfehlen dir, das klar und transparent in eurer Reisekostenrichtlinie festzulegen, damit Mitarbeitende wissen, wie sie ihre Spesen abrechnen sollen.
Übernachtungspauschale 2025 Deutschland
Die Höhe der gewährten Pauschale ist immer von der Reisedauer abhängig und davon in welches Land Mitarbeitende reisen.
In Deutschland liegt die steuerfreie Übernachtungspauschale 2025 bei 20 Euro pro Nacht für eine Reise von mindestens 24 Stunden.
Diese Beträge sind trotz steigender Hotel- und Übernachtungskosten in den letzten Jahren nicht gestiegen. Daher ist die Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer:innen eigentlich nur dann sinnvoll, wenn lediglich Kosten in Höhe von bis zu 20 Euro entstanden sind.
Bei Übernachtungen in einer eigenen Zweit- oder Ferienwohnung sowie bei Freunden oder in einer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Unterkunft kann die Pauschale NICHT in Anspruch genommen werden.
Anders ausgedrückt: Um die Übernachtungspauschale auszuzahlen, müssen den Reisenden tatsächliche Kosten für die Übernachtung anfallen.
Bei längeren Reisen ist zu beachten, dass die Übernachtungspauschale für maximal drei Monate genutzt werden kann.
Jahr | Übernachtungspauschale Deutschland |
| 2025 | 20 Euro pro Nacht |
| 2024 | 20 Euro pro Nacht |
| 2023 | 20 Euro pro Nacht |
| 2022 | 20 Euro pro Nacht |
| 2021 | 20 Euro pro Nacht |
Achtung Missverständnis:
Wenn Mitarbeitende während einer Dienstreise bei Freunden oder Verwandten übernachten, können dafür keine steuerfreien Übernachtungspauschalen gezahlt werden – denn es entstehen keine tatsächlichen Kosten. Gleiches gilt bei einer Übernachtung in der eigenen Zweitwohnung: Da die Unterkunft dem Mitarbeitenden unentgeltlich zur Verfügung steht, fehlt die Grundlage für eine steuerfreie Erstattung. Auch bei einer eigenen Ferienwohnung ist keine Pauschale möglich. Wird jedoch eine Ferienwohnung – etwa über Airbnb – für die Dienstreise angemietet und entstehen dadurch nachweisbare Kosten, können diese entweder gegen Beleg oder pauschal (bis 20 € pro Nacht) steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Entscheidend ist also immer, dass tatsächliche Übernachtungskosten angefallen sind – nur dann greift die Übernachtungspauschale.
Übernachtungspauschale 2025 im Ausland
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für dienstlich veranlasste Auslandsdienstreisen neue Pauschbeträge für Übernachtungskosten, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegt wurden.
Wie bei den Inlandsbeträgen gilt auch hier: Die Pauschalen dienen ausschließlich der steuerfreien Arbeitgebererstattung. Arbeitnehmer:innen können in ihrer Einkommensteuererklärung nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend machen, nicht die Pauschalen.
Pauschalbeträge 2025
Übernachtungspauschale 2025 im Ausland
Hier findest du ausgewählte Pauschalen 2025 für beliebte Geschäftsreiseziele.
Reiseland | Übernachtungspauschale 2025 |
| Australien – Canberra | 186€ |
| Australien – Sydney | 173€ |
| Australien – sonstige Reiseziele | 173€ |
| Belgien | 141€ |
| Brasilien – Brasilia | 88€ |
| Brasilien – Rio de Janeiro | 140€ |
| Brasilien – Sao Paulo | 151€ |
| Brasilien – sonstige Reiseziele | 88€ |
| China – Chengdu | 131€ |
| China – Hongkong | 169€ |
| China – Kanton | 150€ |
| China – Peking | 185€ |
| China – Shanghai | 217€ |
| China – sonstige Reiseziele | 112€ |
| Dänemark | 183€ |
| Frankreich - Paris, Departments 77, 78, 91 bis 95 | 159€ |
| Frankreich - sonstige Reiseziele | 105€ |
| Indien – Bangalore | 155€ |
| Indien – Chennai | 80€ |
| Indien – Kalkutta | 167€ |
| Indien – Mumbai | 218€ |
| Indien – Neu Delhi | 211€ |
| Indien – sonstige Reiseziele | 80€ |
| Israel | 190€ |
| Italien – Mailand | 191€ |
| Italien – Rom | 150€ |
| Italien – sonstige Reiseziele | 150€ |
| Japan – im Übrigen | 141€ |
| Japan – Osaka | 141€ |
| Japan – Tokio | 285€ |
| Kanada – Ottawa | 214€ |
| Kanada – Toronto | 392€ |
| Kanada – Vancouver | 304€ |
| Kanada – sonstige Reiseziele | 214€ |
| Kroatien | 191€ |
| Mexiko | 177€ |
| Niederlande | 122€ |
| Österreich | 117€ |
| Polen – Breslau | 124€ |
| Polen – Warschau | 143€ |
| Polen – sonstige Reiseziele | 124€ |
| Portugal | 111€ |
| Russische Föderation – Moskau | 235€ |
| Russische Föderation – St. Petersburg | 133€ |
| Russische Föderation – sonstige Reiseziele | 133€ |
| Schweden | 140€ |
| Schweiz - Genf | 186€ |
| Schweiz – sonstige Reiseziele | 180€ |
| Singapur | 277€ |
| Spanien - Barcelone | 144€ |
| Spanien - Kanarische Inseln | 103€ |
| Spanien - Madrid | 131€ |
| Spanien - Palma de Mallorca | 142€ |
| Spanien – sonstige Reiseziele | 103€ |
| Südafrika – Johannesburg | 129€ |
| Südafrika – Kapstadt | 130€ |
| Südafrika – sonstige Reiseziele | 109€ |
| Tschechische Republik | 77€ |
| Türkei – Ankara | 110€ |
| Türkei – Izmir | 120€ |
| Türkei – sonstige Reiseziele | 107€ |
| Vereinigte Arabische Emirate | 156€ |
| USA – Atlanta | 182€ |
| USA – Boston | 333€ |
| USA – Chicago | 233€ |
| USA – Houston | 204€ |
| USA – Los Angeles | 262€ |
| USA – Miami | 256€ |
| USA – New York City | 308€ |
| USA – San Francisco | 327€ |
| USA – Washington, D. C. | 203€ |
| USA – sonstige Reiseziele | 182€ |
| Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland – London | 163€ |
| Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland – sonstige Reiseziele | 99€ |
Übernachtungspauschalen der vergangenen Jahre
In den Listen des BMF findest du alle Übernachtungspauschale der vergangenen Jahre.
Vorteile der Übernachtungspauschale für Unternehmen
Die Übernachtungspauschale bietet einige Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende auf Geschäftsreise.
Indem ein festgelegter Pauschalbetrag erstattet wird, reduziert sich der administrative Aufwand deutlich: Es müssen keine Hotelrechnungen eingereicht oder geprüft werden. Die Abrechnung ist unkompliziert, standardisiert und steuerfrei. Das spart den Finanzteams Zeit bei Prüfung, Dokumentation und Archivierung.
Gleichzeitig behalten Unternehmen die volle Kostenkontrolle, da die Pauschale unabhängig vom tatsächlichen Übernachtungspreis gezahlt wird. So gibt es keine Überraschungen durch überteuerte Hotels oder individuell sehr unterschiedliche Reisekosten.
Pauschale oder Hotelrechnung – was ist besser für Reisende?
Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden die tatsächlichen Hotelkosten gegen Beleg. Das ist transparent und entspricht den realen Ausgaben. Mitarbeitende bleiben also nicht auf den Kosten sitzen.
Welches Modell aus Arbeitnehmersicht besser ist, hängt davon ab, wie günstig sie auf Reisen übernachten können. So beträgt die Übernachtungspauschale für London (UK) beispielsweise 163 Euro pro Übernachtung. Wenn das gewählte Hotel günstiger ist, kann sich also die Auszahlung der Pauschale mehr lohnen als die komplette Kostenübernahme durch Arbeitgeber:innen. Die Differenz aus tatsächlichen Hotelkosten und der Pauschale dürfen Mitarbeitende nämlich steuerfrei einbehalten.
Rechtliche Grundlage, Steuererklärung und Übernachtungspauschale
Die Pauschalen für Übernachtungskosten dienen der vereinfachten Arbeitgebererstattung – sie sind also ausschließlich anwendbar, wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Eine eigene steuerliche Geltendmachung durch Arbeitnehmer:innen ist bei Pauschalen nicht möglich.
Bei beruflich veranlassten Dienstreisen (auswärtigen Tätigkeiten) können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Gesetzlich geregelt ist dies in § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG, jeweils für den öffentlichen Dienst und für privatwirtschaftliche Beschäftigte. Die Steuerfreiheit gilt jedoch nur innerhalb der festgelegten Höchstbeträge und unter bestimmten Voraussetzungen.
Arbeitgeber dürfen entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten gegen Beleg oder – wenn kein Beleg vorliegt – eine pauschale Übernachtungskostenvergütung steuerfrei auszahlen. Im Inland beträgt diese Pauschale derzeit 20 € pro Nacht. Wird sie genutzt, erhalten Mitarbeitende eine feste steuerfreie Zahlung, ohne dass sie zusätzliche Nachweise erbringen müssen.
Unternehmen können auch entscheiden, ihren Mitarbeiter:innen eine höhere Pauschale für Übernachtungen zu zahlen. Ab einem Betrag von über 20 Euro ist diese Auszahlung dann allerdings nicht mehr steuerfrei.
Wichtig: Die Übernachtungskostenpauschale kann nicht von Arbeitnehmer:innen selbst in ihrer Steuererklärung angesetzt werden. In der Einkommensteuer sind nur tatsächliche Kosten als Werbungskosten abziehbar – z. B. Hotelrechnungen, die nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden. Dafür müssen alle Belege unbedingt aufbewahrt werden.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die zulässige Pauschale, ist der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
Weitere Informationen stellt das Bundesministerium der Finanzen unter anderem im BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ sowie im Schreiben zur „Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen“ bereit.
Ausführlichere Informationen hat der Bund im Schreiben über die “Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern” sowie im Dokument für “Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen” bereitgestellt.
Sonderfall: LKW-Fahrer
Übernachten Berufskraftfahrer in ihrem Fahrzeug (z. B. in der LKW-Kabine), können sie keine reguläre Übernachtungspauschale von 20 € geltend machen, da keine klassischen Übernachtungskosten entstehen. Stattdessen ist ein gesetzlicher Pauschbetrag von 9 € pro Kalendertag vorgesehen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Dieser kann steuerfrei als Mehraufwand für Übernachtungen im Fahrzeug angesetzt werden – etwa für Duschen oder Reinigung auf Raststätten.
Müssen Unternehmen die vollen Hotelkosten übernehmen?
Ob Unternehmen die tatsächlichen Hotelkosten übernehmen oder sich auf die steuerfreie Übernachtungspauschale beschränken, ist rechtlich nicht eindeutig geregelt – hängt aber stark vom Einzelfall ab. Grundsätzlich gilt: Wenn nichts anderes vereinbart ist, müssen Arbeitgeber die notwendigen und angemessenen Übernachtungskosten vollständig erstatten (§ 670 BGB). Die Pauschale ist also kein gesetzlicher Maximalbetrag, sondern ein vereinfachter, steuerfreier Erstattungsweg – nicht mehr und nicht weniger.
Allerdings können Unternehmen in internen Reisekostenrichtlinien festlegen, dass nur bis zur Höhe der Übernachtungspauschale erstattet wird – z. B. 20 € im Inland oder länderspezifische Beträge im Ausland. In diesem Fall müssen Mitarbeitende selbst entscheiden, ob sie zu diesen Bedingungen reisen wollen – oder ob ihnen dadurch ein Eigenanteil entsteht.
Unser Tipp: Unternehmen sollten klar kommunizieren, wie sie mit Übernachtungskosten umgehen – idealerweise schriftlich in einer Reisekostenrichtlinie. Wer sich rein auf die Pauschale verlässt, läuft Gefahr, dass Mitarbeitende auf Kosten sitzen bleiben – gerade in Städten mit hohen Hotelpreisen.
Wie wird die Übernachtungspauschale berechnet?
Die Übernachtungspauschale wird pro Nacht angesetzt, in der ein:e Mitarbeitende:r tatsächlich auswärts übernachtet und Übernachtungskosten entstanden sind. Im Inland beträgt sie 20 € pro Nacht.
Beispielrechnung für die Übernachtungspauschale bei Inlandsreisen
Reisezeitraum: Montag, 10. März 2025 – Mittwoch, 12. März 2025 (2 Übernachtungen)
Reiseziel: Berlin (Inlandsreise)
Unterkunft: Pension
Übernachtungspauschale: 20 Euro je Übernachtung
Berechnung: 2 Nächte × 20 € = 40 € steuerfreie Erstattung
Beispielrechnung für die Übernachtungspauschale bei Auslandsreisen
Reisezeitraum: Montag, 7. April 2025 – Donnerstag, 10. April 2025 (3 Übernachtungen)
Reiseziel: Italien – Mailand
Unterkunft: Hotel
Übernachtungspauschale: Auslandspauschale 191 Euro je Übernachtung
Berechnung: 3 Nächte × 191 € = 573 € steuerfreie Erstattung
