Unternehmen und Selbstständige sind dazu verpflichtet, die Unterlagen der Buchhaltung über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Zwischen sechs und zehn Jahren müssen die Bücher verfügbar sein. In welcher Form die digitalen Daten innerhalb dieses Zeitraumes aufgehoben werden müssen regeln die Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Innerhalb dieser Grundsätze ist festgelegt, welche formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlichen Daten eingehalten werden müssen, um eine beispielsweise die Voraussetzung für eine Steuerprüfung oder Wirtschaftsprüfung zu gewährleisten. Die Regelungen beziehen sich auf elektronische Daten.

Veröffentlichung und Inkrafttreten

Bis zum Dezember 2014 galten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS. Beide regelten die Aufbewahrung digitaler Daten mit und ohne Datenverarbeitungssysteme. Am 14. November 2014 annoncierte die Finanzverwaltung die GoBD, die die beiden Vorgänger zusammenfasste, erweiterte und zum 31.12.2014 ablöste. Die Übergangsfrist galt bis Anfang 2017. Unternehmen hatten also zwei Jahre Zeit, die News aus der Finanzwelt in die Praxis zu integrieren und ihre Prozesse anzupassen.

Die wichtigsten Inhalte der GoBD

Der wohl wichtigste Inhalt der GoBD ist die Regelung zur Verantwortlichkeit. So legen die Grundsätze fest, dass ein Unternehmer immer für die ordnungsgemäße Aufbewahrung seiner Daten verantwortlich ist. Das gilt auch, wenn er einen Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Aufbewahrung beauftragt.

Ein weiterer Punkt sind die Informationen zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung der Barerlöse. Dieser werden oft nicht richtig aufgezeichnet oder können nachträglich manipuliert werden. Im Bereich der Bareinnahmen gelten die GoBD nur für die digitale Aufzeichnung durch zum Beispiel Kassensysteme, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxametern. Die offene Ladenkasse und andere manuelle Kassen sind von diesen Richtlinien nicht betroffen. Weitere Regelungen wurden zu internen Kontrollsystemen und der Verfahrensdokumentation getroffen.