Effizienter Rechnungseingang: digital, zentral und automatisiert

Kennst du das Problem? Unzählige Papierrechnungen, die eingescannt, ausgedruckt und sowohl digital als auch in Papierform aufbewahrt werden müssen – und dazu verpasste Zahlungsfristen und nervige Zahlungserinnerungen. In vielen Unternehmen kämpft die Buchhaltung mit diesen Prozessen.

Doch es gibt eine Lösung: ein digitaler und zentraler Rechnungseingang. In diesem Artikel zeigen wir dir, warum die Umstellung auf eine digitale Lösung so vorteilhaft ist und wie du mit wenigen Schritten deinen Rechnungseingang automatisierst.

Der Begriff Rechnungseingang bezeichnet den Prozess, wie Rechnungen von Lieferanten in einem Unternehmen empfangen werden. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, darunter die Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen.

Traditionell erfolgt der Rechnungseingang oft papierbasiert: Das Unternehmen erhält Rechnungen in physischer Form und die Rechnungsdaten werden manuell in das System übertragen. Dies ist jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig.

Eine moderne Alternative ist der digitale Rechnungseingang, bei dem Rechnungen direkt elektronisch empfangen und verarbeitet werden, was die Effizienz steigert und Kosten senkt.

Die Digitalisierung der Finanzprozesse bietet nicht nur viele Vorteile, sondern wird im Zuge der E-Rechnungspflicht auch zum neuen Standard in der Buchhaltung.

Viele Unternehmen wollen heute digital arbeiten – dazu gehört auch die digitale Rechnungsverarbeitung. Doch was bedeutet es, Rechnungen digital und zentral zu empfangen?

Beginnen wir mit dem digitalen Aspekt: Eine digitale Rechnung ist eine, die als natives PDF eingeht – direkt als PDF-Dokument per E-Mail, ohne vorher in Papierform vorzuliegen und eingescannt zu werden.

• Dies unterscheidet sich von einem eingescannten Beleg, der zwar digital verfügbar ist, dessen Daten aber durch eine OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ausgelesen werden müssen, was fehleranfälliger ist. Viele Unternehmen setzen daher auf KI in der Buchhaltung, um Daten zu erfassen.

• Ein natives PDF hat den Vorteil, dass der Text bereits eingebettet ist und problemlos kopiert werden kann. Dadurch wird die Verarbeitung deutlich effizienter und fehlerfreier, was den Arbeitsalltag erleichtert.

Der zentrale Rechnungseingang bedeutet, dass alle Rechnungen und Belege an einer Stelle digital eingehen. Viele Unternehmen nutzen hierfür eine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse, wie rechnung@unternehmen.de, an die alle Rechnungen ausnahmslos geschickt werden.

So wird sichergestellt, dass alle Belege an einem Ort gesammelt werden und niemand vergessen kann, Rechnungen an die Buchhaltung weiterzuleiten oder sie versehentlich verliert.

Der nächste Schritt zur Optimierung ist der automatisierte Rechnungseingang. Mit automatisierten Lösungen werden Rechnungen nicht nur digital und zentral empfangen, sondern auch automatisch erfasst, geprüft und freigegeben.

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Der manuelle Rechnungseingang im Vergleich

Beim manuellen Rechnungseingang werden Rechnungen in Papierform empfangen, eingescannt und sowohl digital als auch in Papierform archiviert. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig, da Mitarbeitende in der Buchhaltung die Daten manuell in Excel-Listen oder Buchhaltungssoftware übertragen müssen.

Manchmal gehen Rechnungen sogar in den Postfächern verloren oder werden verspätet weitergeleitet, was zu verpassten Zahlungsfristen und ständigen Zahlungserinnerungen führt. Zudem erschweren diese papierbasierten Abläufe die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie der Aufbewahrung im Originalformat, und erhöhen die Archivierungskosten.

Prozesse, die auf Papierrechnungen basieren, sind oft ineffizient und fehleranfällig. Aber warum solltest du den Großteil deiner Rechnungen digital und zentral empfangen?

Effizienz durch automatische Erfassung

Ein digitaler Rechnungseingang ermöglicht die automatische Erfassung und Auslesung jedes Belegs. Damit stehen dem Finanzteam alle relevanten Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten sofort bereit, ohne dass du sie manuell eingeben musst.

Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der nachfolgenden Prozesse. So wird die Rechnungsverarbeitung effizienter und einfacher als je zuvor.

Präzise und fehlerfrei

Papierrechnungen müssen eingescannt, hochgeladen und oft manuell nachgebessert werden – eine fehleranfällige Methode, selbst wenn Software zur Erkennung verwendet wird.

Die Lösung: Rechnungen als native PDFs empfangen. Diese Dokumente lassen sich mühelos und fehlerfrei von der Software auslesen, sodass alle relevanten Daten korrekt erfasst werden.

Scan-Dokument, natives PDF und Sandwich – was sind die Unterschiede?

Verkürzte Durchlaufzeiten

Bei Candis wissen wir, wie entscheidend eine schnelle Rechnungsbearbeitung ist. Wenn deine Rechnungen digital und zentral bei uns eingehen, beschleunigt sich die Bearbeitung erheblich – die Durchlaufzeiten werden deutlich reduziert.

Unsere Analyse von 250 Unternehmen zeigt:
13,6 % der Rechnungen enthielten eine Skontofrist. Unternehmen, die innerhalb von 13,8 Tagen bezahlten, erhielten im Schnitt 2,3 % Skonto und konnten so monatlich bis zu 2.000 € sparen. Ein paar Tage können also den entscheidenden Unterschied machen!

Unsere Daten belegen auch, dass ein digitaler und zentraler Rechnungseingang die Zeit vom Erhalt bis zur Verarbeitung der Rechnung um rund 40 % verkürzt. Das bedeutet weniger Wartezeiten, niedrigere Kosten und eine optimierte Liquidität für dein Unternehmen.

Schnellere Durchlaufzeiten dank digitalem rechnungseingang: Praxisbeispiel

Papierrechnungen

• 10,5 Tage bis eine Rechnung hochgeladen wird

• 7,6 Tage bis sie freigegeben und zur Zahlung exportiert ist

Gehen wir von diesem Beispiel aus, kann es durchaus schwer sein, Skontofristen einzuhalten. Sind zuständige Mitarbeiter:innen dann krank, im Urlaub oder auf Geschäftsreise, kann es sogar passieren, dass erst nach der ersten Zahlungserinnerung bezahlt wird.

Digitale Rechnungen

• 6,5 Tage bis eine Rechnung hochgeladen wird

• 7,5 Tage bis sie freigegeben und zur Zahlung exportiert ist

Wie du siehst, ist es bei digitalen und zentralen Rechnungseingang weitaus einfacher, Skontofristen einzuhalten und damit davon zu profitieren.

Rechtskonformität – Effizient und stressfrei durch die Betriebsprüfung

Eine digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für reibungslose Betriebsprüfungen und spart Zeit. Prüfer:innen können alle relevanten Belege direkt und ohne Verzögerung einsehen, oft sogar vom eigenen Büro aus. Digitale Buchungen sind einfach nachvollziehbar, da sie klare, lückenlose Dokumentationen ermöglichen (Stichwort: retrograde und progressive Nachprüfbarkeit).

Für dich bedeutet das weniger Stress, maximale Transparenz und die Sicherheit, Umsatzzuschätzungen und andere unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Schritt 1: Richte einen zentralen, digitalen Posteingang ein

Um deine Rechnungen direkt an der Quelle zu digitalisieren, solltest du ein zentrales E-Mail-Postfach einrichten, in dem künftig sämtliche Eingangsrechnungen gesammelt werden. Wähle am besten eine Adresse, die sofort erkennen lässt, dass sie für eingehende Rechnungen gedacht ist, wie zum Beispiel invoices@unternehmenx.de.

Wenn du die Software von Candis nutzt, werden alle Belege, die an das zentrale Postfach gesendet werden, automatisch in Candis importiert und die Rechnungsdaten ausgelesen. Alle Belege werden außerdem GoBD-konform archiviert und sind jederzeit abrufbar. Der große Vorteil: Im Zuge der E-Rechnungspflicht musst du zukünftig in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Mit Candis wird das ab 2025 problemlos möglich sein.

Schritt 2: Stelle die Vollständigkeit der Rechnungsdaten sicher

Für einen effektiven Bearbeitungsprozess und reibungslose Rechnungsfreigabe ist es entscheidend, dass die Rechnungsdaten vollständig sind. Jede Rechnung muss außerdem alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes enthalten. Dazu gehören zum Beispiel der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine laufende Rechnungsnummer sowie mehr. Jede fehlende Angabe kann im Zuge der Rechnungsprüfung zu Rückfragen führen, was den Bearbeitungsprozess verzögert.

Besonders in größeren Unternehmen kann es mit zunehmender Zeit schwierig werden, offene Punkte zeitnah zu klären. Um solche Verzögerungen zu vermeiden, sollten Rückfragen so weit wie möglich eliminiert oder zumindest minimiert werden. Falls dennoch Klärungsbedarf besteht, sollten diese Anfragen zügig bearbeitet werden, um Rückstaus zu vermeiden und den Prozess am Laufen zu halten.

Schritt 3: Automatisiere das Auslesen der Rechnungsdaten

Um den Bearbeitungsprozess weiter zu optimieren, solltest du die digitale Rechnungsprüfung einführen. Das manuelle Extrahieren von abrechnungsrelevanten Daten ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Hier kann künstliche Intelligenz (KI), kombiniert mit modernster OCR-Technologie (Optical Character Recognition), erhebliche Vorteile bieten: Rechnungen werden automatisch und präzise ausgelesen, und die Software lernt kontinuierlich mit, um immer genauer zu arbeiten.

Ein zusätzlicher Vorteil der KI-basierten Rechnungsprüfung ist die automatische Dublettenprüfung. Die Software erkennt und vermeidet doppelte Rechnungen, wodurch unnötige Bearbeitungsschritte und Fehler vermieden werden. Manuelle Datenerfassung und zeitaufwändige Korrekturen gehören so der Vergangenheit an.

Schritt 4: Definiere deine digitalen Freigabeprozesse

Die klare Definition und Abbildung der Freigabeprozesse ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alle Schritte bei der Rechnungsfreigabe transparent, nachvollziehbar und effizient ablaufen.

Hierfür kannst du einzelnen Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen feste Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, damit jede:r genau weiß, welche Aufgaben zu erfüllen sind und wer in den Freigabeprozess eingebunden ist. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und Fehler reduziert. Eine gut strukturierte Freigaberegelung ermöglicht es zudem, unterschiedliche Freigabestufen je nach Rechnungsbetrag oder Dringlichkeit zu definieren und sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf bestimmte Rechnungen haben. Automatisierte Erinnerungen helfen, offene Aufgaben zügig abzuschließen, und Vertretungsregelungen garantieren, dass Freigabeprozesse auch bei Abwesenheit reibungslos weiterlaufen.

Erfahre, wie du deinen Freigabeprozess noch besser optimieren kannst.

Auf unserer Website erfährst du, wie die Software für digitale Rechnungsfreigabe nahtlos, transparent und intuitiv gestaltet wird. Denn mit Candis lassen sich individuelle Freigaberegeln definieren, Verantwortlichkeiten klar zuordnen und automatisierte Prozesse einrichten, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.

Hast du deinen Rechnungsempfang zum Großteil digitalisiert, gilt es, diesen Digitalisierungsgrad langfristig zu halten. Du solltest dein Augenmerk aktiv darauf legen – aus folgenden Gründen:

• Es kommen neue Lieferant:innen hinzu, die keine digitalen Rechnungen versenden.

• Bestehende Lieferant:innen verändern ihr Fakturasystem und senden wieder Rechnungen in Papierform.

Damit du den Anteil deiner digitalen Rechnungen halten oder stetig erhöhen kannst, solltest du dran bleiben:

• Sobald eine Rechnung in Papierform oder an die falsche E-Mail-Adresse geschickt wird, musst du aktiv werden und deine Lieferant:innen kontaktieren.

• Schicke allen neuen Lieferunternehmen eine Übersicht über die E-Mail-Adressen zur Kommunikation und für den Rechnungseingang sowie alle relevanten Informationen, die du auf der Rechnung benötigst.

Eine ausführliche PDF zum Drucken gibt's hier.

Unternehmen müssen alle Geschäftsbriefe und Rechnungen 6 bis 10 Jahre aufbewahren, dazu gehören auch E-Mails.

Bei E-Mails ist es aber so: Wenn ihr nur eine reine Trägerfunktion zukam, muss man sie nicht archivieren. Man muss Briefumschläge von Papierrechnungen ja auch nicht aufheben. Stehen in der E-Mail allerdings relevante Informationen, wie außergewöhnliche Zahlungsbedingungen oder Sonderkonditionen, greift die Aufbewahrungspflicht.

Das Problem ist, dass man das häufig nicht weiß. Deshalb muss man ein solches E-Mail-Postfach grundsätzlich auch archivieren.

Wenn die meisten Belege digital ankommen, aber trotzdem ausgedruckt werden müssen, läuft etwas schief. Die GoBD verlangt, dass Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden – also digital, wenn sie digital empfangen wurden. Das Ausdrucken digitaler Rechnungen für die Archivierung entspricht nicht den GoBD-Vorgaben.

Warum also drucken viele Unternehmen die Belege noch aus? Oft fehlt eine passende Softwarelösung, um digitale Prozesse nahtlos zu integrieren. Ohne Digitalisierung der nachfolgenden Prozesse bleibt der Umstieg auf den digitalen Rechnungseingang unvollständig.

Wahrscheinlich ist es nicht möglich, alle Rechnungen digital zu empfangen, da einige Branchen immer noch papierlastig sind. Aber es ist realistisch, 80–90 % der Belege digital zu bekommen. Viele Lieferanten senden bereits von sich aus digitale Rechnungen, um Versandkosten und Aufwand zu sparen. Die restlichen Lieferanten kann man einfach bitten, auf digitalen Versand umzustellen.

Die GoBD verlangt eine zeitgerechte und lückenlose Aufzeichnung, inklusive retrograder und progressiver Prüfung, bei der der Zusammenhang zwischen Bilanzposten, Buchung und Beleg geprüft wird. Auch digitale Belege müssen diesen Anforderungen entsprechen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass digitale Belege mit Buchungen und Bilanzposten verknüpft sind, zum Beispiel durch eine Beleg-ID. Zudem ist eine konforme Archivierung wichtig: Belege müssen im originalen Format aufbewahrt werden. Das heißt, wenn ein Beleg digital eingeht, muss er auch digital archiviert werden.

Ein eingescannter Beleg liegt zwar als PDF vor, ist aber kein natives PDF. Er erfordert eine OCR-Erkennung, um den Text zu erfassen und in bearbeitbare Zeichen umzuwandeln, was fehleranfällig sein kann. Ein natives PDF hingegen enthält eingebetteten Text, der direkt lesbar ist und kaum Fehler bei der Auslesung verursacht. Ob ein PDF nativ ist, lässt sich leicht prüfen: Kannst du den Text kopieren und einfügen, handelt es sich um ein natives PDF.

Das geht nur, wenn man ersetzendes Scannen macht. Und das ist gar nicht so einfach, denn man braucht dazu erstmal eine Verfahrensdokumentation sowie eine Software, die dafür zertifiziert ist. Auch die internen Prozesse müssen dann entsprechend gestaltet sein: Man muss beispielsweise eine Sichtprüfung machen und sicherstellen, dass keine Infos auf der Rechnung verloren gehen. Das Ganze muss dokumentiert werden und nachvollziehbar sein. Die Frage ist, ob man diesen Aufwand auf sich nehmen möchte.

Mitarbeitende, die Bestellungen aufgeben, erhalten oft Rechnungen an ihre persönliche E-Mail-Adresse und sollen diese dann an die Buchhaltung weiterleiten. Doch häufig gehen Rechnungen im Posteingang unter oder werden vergessen, da die Mitarbeitenden andere Prioritäten haben.

Die Lösung: Mitarbeiter:innen vollständig aus diesem Prozess herausnehmen. Lieferanten sollen Rechnungen direkt an eine zentrale E-Mail-Adresse senden, auf die das Finanzteam Zugriff hat. So wird sichergestellt, dass keine Rechnungen verloren gehen oder vergessen werden.

Vermutlich kennen alle Buchhalter:innen dieses Problem: Der Monatsabschluss muss erledigt werden, es fehlen aber noch Rechnungen. In diesem Fall müssen Verantwortliche nachforschen, wo der Beleg ist. Da kann’s zum Beispiel sein, dass ein Mitarbeitender etwas bestellt, die Rechnung per E-Mail erhalten und diese dann nicht weitergeleitet hat. Auch ein typischer Fehler: Ein Lieferant hat den Beleg an eine falsche E-Mail-Adresse oder gar per Post geschickt.

Mit einem zentralen Rechnungseingang kannst du das vermeiden. Unternehmen müssen klar kommunizieren, an welche E-Mail-Adresse Rechnungen gehen sollen – auch mit den Lieferanten. Auf dieses Postfach hat das Finanzteam dann Zugriff, erhält Rechnungen direkt und hat alles vorliegen.

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