Doppelte Buchführung – Grundlagen und Regeln
Die doppelte Buchführung wird auch Doppik oder doppelte Buchhaltung genannt und stammt aus dem Rechnungswesen. Sie ist eine von zwei Buchführungsarten, die nach § 238 HGB vorgeschrieben ist. §242 HGB legt fest, wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist.
Generell sind Unternehmen, die einen jährlichen Umsatz von 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn von 60.000 Euro überschreiten zu dieser Art der Buchhaltung gezwungen. Der Buchhalter spricht von doppelter Buchführung, weil jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht werden muss – einmal auf einem Konto und einmal auf dem passenden Gegenkonto.
Grundlagen für die doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung gehört zum täglichen Geschäft des Buchhalters, ist aber gerade für junge Unternehmer, Auszubildende und Studenten der BWL oft ein Buch mit sieben Siegeln.
Dabei ist es eigentlich ganz einfach: Am Anfang stehen vier verschiedene Kontenarten. Zum einen haben wir Aktiv-Konten und Passiv-Konten, die zu den Bestandkonten zählen. Auf ihnen werden das Vermögen, also alle Informationen dazu, wie das Geld des Unternehmens investiert wird und das Kapital verbucht. Das Kapital zeigt an, woher das investierte Geld stammt.
Dazu kommen die Aufwands- und Ertragskonten. Aufwandskonten werden immer mit Geldausgaben belastet. Ertragskonten hingegen werden Geldeinnahmen gutgeschrieben. Auf der linken Seite finden Sie immer alle Posten, die im Soll gebucht werden. Auf der rechten Seite befinden sich alle Posten im Haben. Die Konten haben einen Anfangsbestand, einen Wert, aus dem das Unternehmen schöpfen kann oder den es ausgleichen muss.
Mehr Informationen zu Soll und Haben bekommen Sie in unserem Glossar!
Die vier Regeln
Für die doppelte Buchhaltung gelten vier Regeln, die Ihnen den Umgang mit der doppelten Buchführung verständlicher machen.
Jeder Buchung wird doppelt durchgeführt.
Eine Zunahme der Aktiv-Konten wird immer im Soll gebucht. Zunahmen auf Passiv-Konten werden stets im Haben gebucht.
Eine Zunahme auf dem Aufwands-Konto wird immer im Soll gebucht, eine Zunahme des
Ertrags-Kontos im Haben.
Es wird immer zuerst das Soll-Konto angesprochen. Für den Buchungssatz gilt: Soll an Haben.
Wenn Sie mit der doppelten Buchhaltung beginnen und beispielsweise einen Geschäftsvorfall buchen wollen, dann überlegen Sie sich zuerst, welche Konten angesprochen werden. Im Kontenplan oder Kontenrahmen erfahren Sie, welche Konten wohin gehören.
Doppik im Beispiel
Ein Kunde begleicht eine Rechnung über 35 Euro für einen Auftrag per Banküberweisung. In der Buchhaltung muss dies vermerkt werden. Für offene Forderungen haben Sie das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Hier werden alle noch nicht beglichenen Forderungen aufgeführt.
Buchhalterisch ist aber nicht nur dieses Konto, sondern auch das Konto Bank interessant. Dies sind die beiden Konten, die für die Doppik gebraucht werden. Das Bank-Konto ist ein Aktiv-Konto, genauso wie das Konto für die Forderungen. Im nächsten Schritt fragen Sie sich, welchem Konto Geld gutgeschrieben und von welchem Konto Geld abgezogen wird. Dabei ist ganz klar, dass auf dem Bankkonto Geld dazugekommen ist.
Da es sich bei dem Forderungskonto lediglich um ein Konto handelt, auf dem offene Forderungen aufgeführt werden und es sich bei dem beglichenen Betrag nicht mehr um eine offene Forderung handelt, muss hier Geld abgezogen werden. Bevor Sie nun die Buchung durchführen, stellen Sie einen Buchungssatz auf. In diesem Fall lautet der Buchungssatz: Bank an Forderungen aus Leistungen.
Nun wissen Sie, dass Sie das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um einen gewissen Betrag mindern müssen – und zwar genau um den Betrag, um den Sie das Konto Bank erhöhen. Sie buchen nun also den Betrag auf dem Konto Bank im Soll und auf dem Forderungskonto im Haben.
ACHTUNG: Die Konten müssen nach der Buchung dieselbe Buchungssumme aufweisen. Der Buchhalter spricht davon, dass sie ausgeglichen sind. Der Wert, der einem Konto gutgeschrieben wird, muss somit von einem anderen abgezogen werden. Außerdem muss jeder Buchung ein Beleg beiliegen.
Die doppelte Buchführung in der Bilanz
Jedes Konto der doppelten Buchführung wird am Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen und der Saldo der Bilanz hinzugefügt. Der Schlussbestand der einzelnen Konten wird ermittelt, indem der Anfangsbestand und die Zugänge addiert und anschließend die Abgänge subtrahiert werden.
Schlussbestand = Anfangsbestand + Zugänge – Abgänge
Die doppelte Buchführung ist nicht nur für die Bilanz wichtig, sondern auch für die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV.
Wer keine doppelte Buchführung machen muss, muss die Konten auch nicht mit einer Bilanz abschließen. Stattdessen wird eine einfach Einnahmeüberschussrechnung gemacht.
