Mit Bestellanforderungen unnötige Kosten verhindern

In Candis werden Bestellanforderungen mit wenigen Klicks erstellt. Kostenstelle, Kostenträger und der passende Freigabeworkflow werden automatisch vorgeschlagen – basierend auf früheren Anfragen.

• Angaben erfassen: Lieferant, Betrag, Leistungsdatum und Begründung eingeben, Dokumente anhängen, fertig.

• Automatisch weiterleiten: Anfragen landen bei Zuständigen, Reminder sichern die Bearbeitung.

• Sicher freigegeben: Bestellungen werden erst nach Freigabe aktiv und sind lückenlos dokumentiert.

Oft ist unklar, wo eine Bestellfreigabe gerade hängt. In Candis ist der Status jeder Bestellanforderung jederzeit einsehbar – wer als Nächstes freigeben muss und wo eine Anfrage steht.

• Transparente Bestellanforderungen: Status jeder Anfrage ist sichtbar – von der Erfassung bis zur Bestellfreigabe.

• Klare Kommunikation: Alle Informationen liegen im System, Rückfragen werden zur Ausnahme.

• Einfacher Überblick: Ob offen, genehmigt oder abgelehnt: jede Bestellung bleibt nachvollziehbar.

• Flexible Korrekturen: Abgelehnte + genehmigte Bestellanforderungen können bearbeitet und erneut eingereicht werden.

Eine Bestellnummer schafft Klarheit auf beiden Seiten – intern wie beim Lieferanten. Bei finaler Freigabe erstellt sie Candis deshalb automatisch.

• Sauber abgleichen mit Rechnungen, Lieferantenkommunikation + zur internen Nachverfolgung.

• Individuell konfigurieren: Admins legen den Präfix in den Einstellungen fest.

• Direkt benachrichtigen: Antragstellende erhalten automatisch eine Benachrichtigung, inkl. Bestellnummer.

Sobald eine Rechnung eingeht, prüft Candis automatisch, ob eine passende Bestellanforderung vorliegt. Kostenstelle und Kostenträger werden aus der Anforderung übernommen. Der Status aktualisiert sich automatisch.

• Automatischer Abgleich: Rechnungen und Bestellungen werden systematisch geprüft und miteinander verknüpft.

• Weniger Aufwand: Abweichungen sind sofort sichtbar, manuell geprüft wird nur noch im Ausnahmefall.

• Sofortige Statusänderung: Candis setzt den Status auf erfüllt oder teilweise erfüllt – je nach abgedecktem Betrag.

• Nachvollziehbare Dokumentation: Der Bestellprozess ist vollständig im System hinterlegt und jederzeit abrufbar.

Führungskräfte wollen Ausgaben früh erkennen und Verantwortung klar zuordnen. Candis bringt alle Bestellanforderungen in einen zentralen Prozess – und liefert damit beides.

• Frühe Sichtbarkeit: Geplante Ausgaben sind mit Kostenstelle und Kostenträger erfasst, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.

• Gezielte Steuerung: Frühzeitig erfasste Ausgaben erlauben generelle Budgetentscheidungen, bevor Verpflichtungen entstehen.

• Mehr Verantwortung: Führungskräfte sehen sofort, welche Teams welche Mittel binden – und können Prioritäten gezielt setzen.

Finanzteams müssen schnell entscheiden können und benötigen vollständige Informationen bei jeder Anfrage. Candis macht Ausgaben zentral sichtbar – und reduziert den Freigabeprozess auf das Wesentliche.

• Schnelle Entscheidungen: Digitale Freigaben verkürzen Bestellprozesse und halten Projekte in Bewegung.

• Klare Grundlagen: Alle Angaben – Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Begründung – liegen bei Anfrage vor.

• Verbindliche Regeln: Jede Anfrage läuft nach festen Kriterien, Zuständigkeiten bleiben klar und nachvollziehbar.

Für Mitarbeitende zählt, dass Bestellanforderungen ohne Umwege gestellt und genehmigt werden. Candis reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum – und zeigt, wie es um eine Bestellfreigabe steht.

• Einfacher Bestellprozess: Anträge laufen digital – ohne Vorkasse und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

• Transparenter Status: Der Fortschritt einer Bestellanforderung ist jederzeit im System einseh- und nachvollziehbar.

• Schneller Fortschritt: Nach Freigabe erhalten Antragstellende automatisch eine Benachrichtigung, inkl. Bestellnummer.